二、规范发送电子邮件

随着学习任务的增多、工作强度的提高和工作节奏的加快，教师或部门主管没有那么多时间来面对面听取我们的学习汇报或工作汇报，而电子邮件的收发和阅读不受时空的限制，因此电子邮件沟通成了学习和工作中的一种便捷沟通方式。大学生应尽早掌握撰写、发送和回复电子邮件的技能和礼仪，对以后的发展有十分重要的意义。

（一）发送邮件存在的问题

在学习和工作中，有的人发送邮件不注意行文格式，不注意通信礼节。大学生发送电子邮件存在一些不规范现象，现将有代表性的问题梳理如下。

（1）邮箱命名不妥。如不少同学使用QQ信箱来发送邮件时，发件人姓名与QQ昵称是关联的，发件人就成了“对方正在输入”“冰红茶”“稻草人”“风继续吹”等昵称，极不规范。

（2）邮件主题不当。有些同学不知道如何书写邮件的主题，甚至无主题。

（3）邮件中无称谓，或者称谓不当。有些同学使用邮件提交作业时，没有称谓，直接以附件的形式发送作业；有些同学写了称谓，但称谓不当。这些都是很不礼貌的行为。

（4）邮件正文表达不清。有些人发邮件无正文，有些人随意写了几句，如“老师，本人作业见附件”“上交作业，见附件”等。

（5）邮件正文不换行、不分段。有些同学用邮件提交作业时，不以附件的形式发送，而是将作业内容全部复制到邮件正文中，收件人很难处理。

（6）邮件格式不规范。没有祝颂语和落款，基本的致信礼节缺失。

（7）附件文件名命名不妥。例如通过邮件发送作业时，有不少同学不会换位思考，将文件名命名为“作业”“××课作业”等，给老师下载、归档等带来诸多不便。有些毕业生求职时，发送的个人简历，其文件名为“求职简历”“新建Microsoft Word”“最新版简历”“我的简历”等，这些都是不规范的。

（二）规范发送邮件的方法

（1）选好邮箱域名。如果自己所在学校或所在单位有专用域名的邮箱，建议不要犹豫，立即申请并使用。使用这类专用域名的信箱显得正式和正规。

（2）处理好邮箱用户名（ID）和邮箱名称。邮箱的用户名是自己登录邮箱时经常使用的，也是他人记录你的邮箱名时要用到的，因此建议使用姓名拼音或者姓名拼音缩写等，避免使用毫无规则的字符串。同时，在对邮箱名称进行命名时，发件人姓名显示要规范，帮助收件人尽快了解发件人的身份。

（3）合理设置发送、抄送和暗送（密送）。在学习和工作中，有些邮件可以一对一发送，有些可以在一定范围内群发，有些还可以发送给某人，抄送给其他人，暗送给特定人。因此，我们要根据需要明确邮件的发送、抄送或暗送的范围。

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邮件的抄送与暗送

抄送给一个人，相当于发件人请抄送人站在邮件收发双方的交流现场旁观，作为知晓人来了解邮件沟通的情况。收件人也知道这位旁观者的存在。例如，你的老师或领导让你发送一份材料给某个人时，你可以在发送邮件给对方的同时，抄送你的老师或领导，就相当于让老师或领导知晓你做了这件事，也好让他们放心。如果有抄送人，在邮件中适当的位置应写明“抄送：×××”，可以消除收件人的疑惑或误解。

暗送给一个人，就是在发送邮件的同时，将邮件内容发送给需要暗送的人，暗送人可以知晓邮件内容，但收件人不知道还有人在旁观邮件沟通情况。在工作上，特别是外商投资企业、民营企业，收件人、抄送人、暗送人的处理是十分讲究的。这是为了让相关的人了解事情的进展，通过特定的方式保持对事情进展的同步掌握。

（4）概括好邮件主题。千万不要忘记填写邮件主题，没有主题的邮件容易让收件人认为是垃圾邮件而被忽略。邮件主题要一目了然，既能方便收件人第一时间了解邮件大致内容，又便于收发双方日后搜索此封邮件。书写邮件主题时，应言简意赅，概括邮件的主要内容或发信目的，但不要过于简略，如“作业”“通知”“报名表”等。如果是发到某个单位或部门的公共信箱，建议在主题中注明“请××收：××报名表”。学习或工作中，收件人如果对邮件主题有明确要求，那就照办，以方便收件人查收邮件。

（5）邮件称谓要得体。面对面沟通，需要称呼；发送电子邮件，需要称谓。邮件正文的第一行不用写“标题”，直接顶格写称谓，独立成行。问候的语句写在下一行，段前空两格。“王老师好！”这样的写法是不规范的。称谓要得体，要符合对方的身份，可以称职称、职务等。有时准确称呼对方不是一件容易的事情，为了保险起见，可以泛称“××老师”，不管对方是什么职务、职称，称“老师”比较稳妥。当然，应尽量搞清楚对方的身份和职务等信息，有利于准确称呼。

（6）邮件正文要素俱全。不管是长篇幅的邮件，还是简短邮件，都应做到要素俱全。从称呼、问候语、开头、主体、结尾、祝颂语到署名署时，都应规范书写。如果是第一次与收件人联系，在问候语后，应该首先准确、清楚地进行自我介绍，并说明发信目的，让收件人知道你的来意。在撰写邮件正文时，要根据内容多少来决定是直接输入正文内容，还是以附件形式发送。如果正文简短，可直接输入相关文字；如果内容较多，或者有表格、图片等，就需要使用附件形式发送。也就是说，适合写在附件中的内容不要在邮件正文中写，一是不便对方保存，二是文字不易编辑，格式不易设置。如果有附件，建议在正文结尾处写明附件内容和数量。

邮件正文的内容较多，从行文逻辑来看，一般遵循以下逻辑顺序：第一，开篇称呼并问候，以表尊敬。第二，写上简单的引入语。若是初次联系，需先自我介绍。第三，说明发信缘由、目的和具体内容。第四，结尾表达自己的期望。第五，致谢、致敬与祝福。第六，署名署时，在电子邮件中可设置自动签名档。邮件的正文，尽量用简短的段落，可逐条陈述内容，可适当空行，以保证收件人阅读起来不会太吃力。

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常用祝颂语等

（7）不能忽略祝颂语和落款。要写好祝颂语，需分清行文关系，做到有礼有节。祝颂语是结束语，是对对方表示祝愿的礼貌性语言。祝颂语虽然字数不多，却表示一个相对完整的意思。同时也要署名署时，确保邮件结构的完整性。不要认为在自我介绍中已提及姓名，就忽略落款。落款的下方，建议设置邮箱签名档，包括个人姓名、学校（工作单位）及联系方式，以便对方后续联系。

（8）换位思考进行附件命名。如果邮件中有附件，不仅需要在正文中提及附件内容，还需注意附件中文件的命名。试想，别人发一个附件给你，你下载这个附件后，如何保存这个附件，是否需要重命名？如果收件人对附件的文件名有要求，照做即可；如果没有要求，就需要换位思考来处理附件中的文件名。文件名要易于理解，标题清楚，如“写作课第一次作业-王某某-学号”。如果附件较多，建议采用压缩文件的形式一并发送。如果附件太大，就用超大附件的方式发送链接，请对方从链接中下载附件。

写好邮件，在点击发送之前，建议仔细检查。检查收件人邮箱是否正确，主题、称呼、正文等是否正确，消除错别字，少用感叹号，附件是否已上传成功等。要特别注意的是，涉密信息不要以电子邮件发送，一旦泄密，可能造成严重的后果，甚至可能违法。

【发送邮件模板】