一、规范撰写纸质信函

当今社会，使用纸质信函的场合和机会越来越少了，但不少正式场合中信函还有其重要的作用。在人际交往中适当地使用信函，讲究信函礼仪，并不意味着落伍与守旧，而是一种知书达礼的体现。

与他人通信时，发信人应尽可能使自己的信函礼貌、完整、清楚、正确、简洁。礼貌，就是要求发信人要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌向对方表达自己的恭敬之意，具体体现在谦辞与敬辞的使用上。完整，就是在写信时，为了避免传递错误信息，必须使书信的基本内容完整无缺。清楚，就是做到层次分明、条理清晰、有头有尾、表意明确。正确，就是不论称谓、叙事，还是遣词造句，都要做到正确无误，信中不要出现错别字。简洁，就是行文要言简意赅，切勿洋洋洒洒、高谈阔论，耽误收信人的时间。

作为收信人，也需要注意一些礼仪。一要守法，任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是违法的。二要注意保管，未经发信人许可，不要随便将对方的来信公开或传阅。三要即复，当收到他人来信时，需要答复的，要尽快回复对方来信，及时复信不仅是对对方的尊重，也是信函往来中应当具备的一种美德。