1.4 BI的价值

在BI的定义中，我们提到BI的价值在于满足企业不同人群对数据查询、分析和探索的需求，为业务和管理提供数据依据和决策支撑。但是这一说法比较宏观，你可能仍然不清楚BI具体能给企业管理和业务带来多大的价值。本节从具体的管理和业务场景切入，总结BI对不同企业角色的作用，并通过应用BI前后的对比，帮助你感知BI对于企业的价值。

1.4.1 BI对管理和业务的价值

经过快速的发展与大量的实践，BI已经被应用到各种各样的企业管理和业务场景中，下面我们通过一些场景实例来看看BI给企业管理和业务具体带来了怎样的价值。

1.BI助力会议管理

很多企业每月都会召开经营分析会议，使用PPT来复盘、分析工作的完成情况。往往会出现这样的情形：花大量时间和精力制作PPT文稿，却无法保证其中引用的数据完全准确，并且会议结束后PPT无法存储到数据仓库中再利用而产生价值。

针对这一问题，某化工企业让IT部门将月度经营分析报表功能并入BI系统，并在每个会议室配备一个iPad，此后月度经营会议只需要报告者打开iPad，从BI系统中即时调取数据进行分析。这样的会议形式省时省力，也排除了人工计算的差错。会议时间从月中挪到月初，提前了14天。

某时装企业的领导交互屏系统，对已有业务系统数据信息进行高效分析，并将分析结果展示在领导办公室的显示屏上，让领导能直观、便捷地查看各个管理部门的财务数据指标，合理调度和配置资源。该企业旗下500多个店铺的库存和财务数据，都能在交互屏和移动端直接查看。业务部门每次汇报工作时可直接参照办公室内的交互屏，边汇报边操作，集中精力进行业务分析，大大缩短了查看报表、核对数据的时间。

2.BI助力绩效分析

某电子电气企业，其OA软件已经上线13年，但企业内部并没有感受到办事效率有明显提升。有人认为是OA软件的原因，也有人认为是软件使用者的原因，两拨人争论不休，谁也说服不了谁，然而工作效率并没有任何起色。信息中心主动应对需求，开发出流程绩效分析报表，每天通过微信和短信推送流程执行情况的排名，并将此排名和人事部门的绩效考核关联。工具端和制度端措施双管齐下后，该企业的办事效率提高了80%。

某化工企业的绩效考核分为三级体系，即公司级、事业部级、部门级，每月考核绩效时需要读取大量的经营数据作为计算依据，采用人工统计，耗时耗力，数据准确性得不到保证，可追溯性差。为此，该公司信息中心根据绩效考核体系设计了绩效考核相关报表，提供了便捷高效的工具。该BI项目实施前，每月结账后从统计考核数据、汇总数据到审批后发放工资，大概需要15天，员工工资到每月下旬才能发放。项目实施后，各单位在结账后很快就能出具绩效考核数据，考核人员无须再查询、汇总报表，也不再需要核对数据，每月节省人力约40人天，员工工资在每月15日左右就能发放，提前了10天左右，员工满意度大大提高。

3.BI助力精益生产

某大型LCD（Liquid Crystal Display，液晶显示器）制造企业近年来的主要战略方向是推动精益生产，在了解BI的价值后，开始围绕制造业精益生产的重要体现指标——OEE（Overall Equipment Effectiveness，设备综合效率）建设BI项目。该企业梳理了影响OEE指标的稼动率、良品率以及性能TackTime（生产/需求节拍）等关键因素，对所有设备的机器状态进行标准化管理，并通过MES（Manufacturing Execution System，制造执行系统）和ERP系统自动记录设备每一次符合基准的状态变更，建立一套符合各设备生产规则的良品率和TackTime统一算法，在BI系统中搭建了一套完善的OEE指标透明化展示体系。该BI项目上线后，消除了手工刷数和统计引起的工时误差，瓶颈工序的OEE提升至89%，项目合计收益超过3000万元。

4.BI助力资产管理

某大型建筑企业共有资产5000余项，以往主要通过各单位每月上报的资产台账来了解资产情况。然而每月上报的报表很难及时反映资产真实情况，比如出现设备损坏、闲置、报废等情况时，总部并不知晓，因此也就无法及时调拨闲置资产。另外，资产的盘点、调拨、维修仍然通过纸质方式登记，并未在线上留存记录，很难查询到历史数据。面对资产管理的困扰，该企业通过调研资产管理部门业务流程，开发了一套包含PC端和移动端的资产管理系统。

此系统的资产管理看板覆盖资产的入库、盘点、调拨、报废、维修、分析等全业务环节，上线后盘活了整个企业的资产，实现了企业资产的全生命周期管理，为企业合理配置资源提供了强有力的数据支撑。最终，企业资产利用率提高12%，节约成本约270万元；资产寿命大幅增加，设备购置成本降低约150万元。

5.BI助力供应链管理

缺货是每一家零售企业都很头痛的问题，特别是连锁企业。对于滞销商品（即每月销量特别低的商品），缺货带来的直接销售损失较小。但是对于畅销商品，一旦缺货就会造成非常大的销售损失。为了解决这个问题，某连锁医药零售企业，通过商品分级管理，在ERP系统基础资料中标注商品的缺货级别，然后对数据分类整理，并且按照区域经理、商品管理员、品类经理等维度在BI系统中汇总，最终通过移动端展示月度缺货率/缺货损失、当日缺货率/缺货损失等指标。这样一来，管理人员各司其职，随时关注自己管辖范围的重点缺货商品并及时补货。通过BI系统，重点商品缺货率由原来的10%下降到3.1%，一般商品缺货率由原来的12%下降到5.4%，月度缺货损失减少300万元以上。

某集团年产值近600亿元，每年花在辅料采购上的费用高达30多亿元。该集团的辅料采购主要依赖于某几个经验丰富的采购员做决策，IT部门将他们的采购经验固化为一些BI分析报表，并嵌入采购系统作为参考。一年后经过统计，在销售额不断增长的情况下，采购费用反而下降了5.1亿元，整体采购成本得到了很好的控制。

6.BI助力市场营销

某大型制造企业，在实施BI项目前，公司的营销分析主要由营销人员通过Excel等工具以手工方式整理数据，做成报表后上报和下发。由于数据逻辑复杂且量大，还存在统计口径不一致的问题，导致加工时间长，容易出错。于是该企业通过BI项目的建设，将营销分析整体迁移到BI系统中进行。营销分析围绕市场、客户管理分析、产品、趋势等维度，从接单、下线、发运、开票、库存、回款等订单执行环节，综合展现公司整体情况、国内外销售和出口的订单执行情况以及客户结构等，实现客户订单执行全流程可视化，支持营销人员整合全局信息，最大限度满足客户的交付要求，为销售业务及决策提供了支撑。

BI项目实施后，通过对营销数据的分析动态显示个人绩效，组织绩效大幅提升，上半年超前完成外销任务。该企业订单交付周期缩短2天，风险账款下降了30%。

1.4.2 BI对企业不同角色的价值

按照角色的职能和对BI的诉求，企业中BI系统的用户一般可划分为管理层、业务执行层和IT支撑层等三类，BI对于这三类角色的价值也有所不同。

1.对管理层：提供管理依据，提升管理水平

企业对数据驱动决策的需求促使BI诞生，因而支撑管理与决策是BI最核心的目的。对于管理层来说，BI的价值主要是提供管理依据，提升管理水平，即首先让管理者看到数据，然后让他们看到准确、实时的数据，再透过数据发现企业管理上问题，找到“对症”的解决方法，最后形成一定的激励机制。

传统的粗放管理模式下，企业管理者做决策时往往依靠自身经验主观判断，没有数据依据。不能说凭经验做决策的方式一无是处，但是它受人为因素的影响较大，容易为企业带来风险。在大数据时代，企业内部业务系统每天都会产生大量数据，管理层经常面临无法及时掌握企业准确的经营数据，把控KPI、关键经营指标、财务状况及风险指标的情况，更不要说及时做出准确判断了。例如前面提到的企业经营分析会议，很多企业的会议形式主要是各部门通过PPT文稿做汇报，管理者发现问题后再进行讨论，想对策。这种方式的弊端在于管理者发现问题的周期比较长——开周会就是至少一周，开月会就是至少一个月，而这期间企业内部可能出现新情况，市场有新动向。并且，在发现问题后，需要更详细的项目数据进行分析时，汇报人一般很难当场提供，只能事后补充，导致问题得不到快速有效的解决。

BI能打通企业各个业务系统数据，为管理层提供实时、准确的数据参考。由数据驱动的管理与决策方式，要求管理者根据生产经营所产生的数据做决策，进而对各个环节进行管控，具有客观、普适、全面等优点，并且管理层做出的决策能够反哺业务，形成真正的管理闭环。在保证数据实时与准确的基础上，基于数据的透明和流程化，BI便能够促进企业PDCA（即Plan、Do、Check和Action的首字母组合）的高效循环，并形成激励机制，提升管理水平。

2.对业务执行层：提高业务效率，促进业务流程优化

和管理层相比，业务执行层对数据的需求更加多变和复杂。不同的业务系统数据、不同的数据维度和粒度、不同的统计口径和标准等因素都加大了业务人员对数据进行管理和应用难度。面对管理层下放的数据统计任务和部门自身的数据分析任务，业务人员经常要制作大量报表，有时候还需要寻求IT部门的帮助逐级取数，除了效率低下，这种人工统计和处理数据的方式也为管理层的决策带来风险，因为数据准确性难以保证。另外，对于烦琐的业务流程，很多企业仍然采用人工拿着纸质表单跑来跑去找人签字的审批方式，既浪费业务部门的大量时间，也不利于数据的保存与追溯。

基于以上业务痛点，BI对业务执行层的价值在于提高业务效率，促进业务流程优化。业务运营过程中涉及的大量手工报表、人工统计、逐级取数等操作，都可以由BI系统来完成，既能减少人为因素导致的错误，提高数据的准确性，又可以提高效率，节省时间成本。业务人员能够将更多的时间用在业务分析上，聚焦业务本身，解决业务问题，完善整个业务体系，促进业务流程和模式的优化，最终提升业务价值。

3.对IT支撑层：打通数据孤岛，释放IT价值

IT部门是支撑企业信息化建设和BI建设的主体，对于他们来说，BI的价值主要体现在信息化建设和数字化转型等方面，具体可以从以下两个方面来看：

（1）整合多个系统的数据，打通数据孤岛，解放IT人员。数据孤岛是困扰很多企业的问题。企业拥有众多业务信息系统，大量数据分散在这些系统中，甚至分散在多个Excel文件里，而对经营情况做分析时却不可能只依赖某个业务系统或某几项数据。因此，IT部门的大量时间和人力都消耗在提取数据和整合数据上，成为“取数机”。BI能够收集不同数据源的数据，并进行整理、清洗、转换，然后加载到一个新的数据源中，使这些繁杂的取数工作自动化，让IT人员摆脱低级重复的工作。

（2）推动企业数字化转型，释放IT部门的价值。数字化转型的根本目的就是利用数据来推动业务增长，BI能够充分挖掘数据价值，实现精细化运营，提升效率，可以说BI是数字化转型的核心。而IT部门通过BI项目的建设助力企业数字化转型，不再做“取数机”，技术能力得到充分发挥，在企业中的地位也因此而提高了。

1.4.3 企业应用BI前后的对比

为了更加直观地展现BI价值，本节通过某医药集团的产销存及成本一体化系统建设实例帮助读者感受一下企业应用BI后的变化。

1.系统建设背景

随着企业的发展和信息化建设的推进，该医药集团面临数据孤岛、系统功能重叠等问题，因此希望应用BI建设产销存及成本一体化系统，将复杂的业务逻辑集成到系统逻辑中，对生产、销售、库存及成本情况，实现按产品和时间维度分析，并对库存紧张的产品、成本异常数据进行警示，利用库存数据和销售计划演算产品可发天数，为制订生产计划提供直观、可靠的判断依据。

2.系统上线前各业务模块的情况

（1）销售、生产和费用模块。ERP系统中包含企业各产品的销售、生产和费用明细数据，在财务系统中进行一系列复杂的操作，可以得到单个产品、单时间维度下的汇总数据。因此，在生产公司的管理员手中，会保存一份各产品、各月度（年度）的Excel数据表，以便做关于产品的横向、纵向对比，也便于在报告文件中引用数据。由于产品众多，统计这些数据并不是一件容易的事，往往会消耗3个业务员2～3天的时间。

（2）成本模块。成本数据十分复杂，需结合生产工序的多个流程节点，对每一种物料的使用情况进行统计，再结合最终产出量计算出单个产品的成本，往往花费3个业务员3～5天，却只能得出一个大概的数值。因此，除特殊汇报外，不会安排专门人员做这方面的工作。

（3）库存模块。生产公司最关心的是一张实时的库存状态表，库存状态表涵盖了库存数据、销售数据、销售计划，对这部分数据根据业务逻辑进行处理，得出库存可发天数、待检可发天数两个重要指标。以往业务人员需要先从销售公司拿到销售计划数据，然后从ERP系统中导出销售和库存数据，再将这多张零散的Excel表手工汇总、整合，最终依据业务逻辑进行计算得出结果。一套操作流程往往需要花费3个业务员1.5～2天，导致计划的时效性大打折扣。这一项工作通常一周左右做一次，只有在库存单位反映某项产品较少，市场又需要时，才采取紧急生产措施。

3.系统上线后各业务模块的变化

（1）销售、生产和费用模块。由BI系统采集ERP系统中各模块的数据，并结合业务人员每月填报一次的计划数据自动演算，进行多维度对比，以多种形式展现，计划数据填报完成后即刻生成相关计算结果。生成报表平均耗时2分钟，达到精准、高效的项目目标。

（2）成本模块。整合生产工序中各物料消耗与生产产出量，BI系统自动演算，在每日数据更新后，当月数据根据实际情况变动，历史月度成本数据稳定不变，解决了极其复杂的计算难题，实现有数据可查、数据准确、实时性高的目标。即使浏览全部产品的成本数据，时间也不会超过5分钟。

（3）库存模块。BI系统在每日凌晨收集销售和库存数据，并进行相关逻辑的演算，得出库存可发天数、待检可发天数，系统还对需要紧急生产的产品发送不同级别的预警信息，员工可以在第二天上班时查询到库存情况，根据库存情况适当调整当日的生产任务。算上计划数据的填报，报表平均查询时间缩短到1分钟以内，给生产计划的制订提供了准确、实时的依据，更贴合市场对产品的需求。

4.价值总结

综合以上几点，BI系统上线后，业务部门效率得到极大提升，如表1-1所示。

不过BI给该企业带来的好处不仅仅体现在效率提升上，还体现在几个方面：

● 自动化：数据实现自动化演算，业务人员仅需录入计划数据，从繁复的数据计算工作中解放出来。

● 智能预警：对低库存产品、成本异常产品发出预警信息。

● 实时性：用实时数据替换原来的滞后数据，辅助业务流程高效运转。

● 有据可依：将原来实现起来高难度的成本报表实时展现出来。

BI是挖掘数据价值，辅助企业决策的有力支撑，有光明的前景。本章我们对BI的定义和相关概念、发展前景、类型、价值，以及功能与技术等相关内容进行了介绍，希望能够帮助读者建立对BI较为全面的认知。接下来，我们将围绕BI项目的建设，介绍企业如何运用BI驱动决策与经营，下一章将介绍企业BI项目建设的一般流程和要点。