AEO认证内部组织架构与项目小组职能

企业要搭建管理体系，满足AEO认证要求，就一定要有清晰和稳定的组织架构。考虑到AEO认证项目的复杂性，企业应该同时配备AEO认证项目小组完成相关工作，AEO认证项目小组为非常设机构，可临时成立以申请AEO认证，贯穿于AEO认证整个项目周期中。一个高效、执行力强、团队协作意识强的项目小组是AEO认证项目成功的重要保障。

内部组织架构

内部组织架构稳健是企业经营的重要保障。没有严谨有序的组织架构，企业内部管理会受到一定的影响。企业的组织架构不会一成不变，会随着经营范围、客户类型、业务模式与监管政策等内外部商业环境变化而动态调整。

人岗匹配、岗位职责清晰、不兼容的岗位彼此分离是组织内部规范的基本要求。以进出口收发货人高级认证标准要求为例，对企业内部组织架构方面的要求包括：

● 进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门（岗位）职责分工明确并有效落实；

● 指定高级管理人员负责关务。

申请AEO认证的企业应提供内部组织架构图和各部门（岗位）职责说明书。组织架构图直接反映企业组织运行情况，也呈现其业务边界和业务范围。AEO认证申请必须覆盖其管辖的分公司。企业的组织架构图应该包括其分公司，尤其是包含进出口业务的分公司。

组织架构应与企业的实际业务吻合，不同企业的组织架构差别比较大，如纯报关企业和物流货代企业的组织架构，或贸易公司和制造企业的组织架构。

图1-5 企业组织架构图

为适应激烈的商业竞争，企业会采取相对比较灵活的组织架构来应对复杂的内外部环境。常见的一种架构是集团公司将部分部门管理职能统筹到集团平台，如当前流行的集中采购管理，将供应链管理职能划入集团统一管理组成集团采购部门，从而形成对供应商的议价优势。类似管理方式还包括集团审计、中央仓库、中央关务等。

企业可以提供本公司与相关单位之间的文件规定（包括组织架构图、职责说明书等）以及相关组织单位之间的关系说明、部门管理情况说明或愿意承担相关法律责任的承诺文件等佐证材料。

组织架构是管理体系的灵魂，组织架构不清晰，管理必然混乱。企业在申请AEO认证之前必须梳理好内部组织架构，否则后续程序文件、执行记录和佐证材料均会出现与审核要求不符合的情况，可能会影响最终审核，这点应引起企业负责人的高度重视。企业准备组织架构图时，不能仅将组织架构图当成一份普通的文件，而是要将企业整个体系运行的整体架构呈现出来。在必要情况下，企业应提供与之对应的集团组织架构图以佐证企业的管理层级和管理模式。

职责（岗位）说明书

企业的职责（岗位）说明书是反映内部部门分工、业务开展情况的重要文件。职责（岗位）说明书应该与企业实际业务情况基本一致，并根据AEO认证标准要求更新不同模块中的新增业务范围和工作职责。

AEO认证的核心要求是职责与实际业务吻合、不相容的岗位彼此分离。比如，进出口部门和审计部门应该彼此分开，保持审计独立性。

进出口部门，在不同的企业部名差别非常大，一般企业叫报关部、物流部、船务部或国际贸易部。也有公司将进出口的职能分开，国际贸易部负责出口，采购部负责进口，这些都是企业在长期业务发展中形成的管理方式。组织架构是否符合AEO认证要求，关键是企业职责（岗位）说明书与实际情况是否一致。

风险相对较高的情况是将进出口管理职能分散到多个平行部门，如传统贸易企业分国际贸易1部、2部甚至更多，各部之间相互独立，进出口制单报关以及后续业务均由各自部门单独完成。如果部门之间无法协调一致，企业存在被海关或其他监管机构行政处罚的风险。申请AEO认证的企业应做好规划，建立定期通报、持续培训以及公司层持续改进机制，降低进出口风险。

审计部门，主要负责企业日常审计业务，包括进出口和AEO认证标准审计，具体负责职能部门可以根据实际情况拟定担任，也可由集团完成审计或成立专门的内审小组。

财务部门，主要负责财务核算、财务记账、财务报表或其他财务相关活动。

贸易安全部门，实际设立的对应部门并不一定叫“贸易安全部”，主要是指贸易安全高级管理人员所负责部门，如行政部、人事部、仓储部、采购部等。

一般认证未对内部组织架构提要求，海关对于申请一般认证的企业对应部门（岗位）职责要求相对比较宽松，但实际上由于其他单项标准中要求必须做到“有效落实”，企业内部也应该有清晰的职责分工，明确各自岗位负责的业务范围。

关务高级管理人员和贸易安全高级管理人员

关务高级管理人员（以下简称关务高管）是AEO认证项目中非常重要的岗位。由于一般企业原有组织结构中可能并未设立对应岗位，企业内部需要以授权书、任命书、高级管理人员职责划分等相对有效版本的文件明确关务高管职责。关务高管基本要求如下：

● 属于高级管理人员范畴，至少在组织架构第2层级，协调企业内部各部门关系；

● 分管关务或海关事务，关务或海关事务人员向其汇报日常管理工作；

● 负责AEO认证项目，推动AEO认证项目并向管理层汇报。

贸易安全高级管理人员是AEO认证项目中的重要岗位，可能是一人或多人，主要是由负责贸易安全模块（场所安全、进入安全、人员安全、货物物品安全、集装箱安全、运输工具安全、危机管理、安全培训）的高级管理人员担任，负责推进其所负责业务模块的有效落实。

目前海关监管改革正在以“前推后移”思路推进，随着“两步申报”等业务改革落地，企业各部门的协同沟通非常关键，必须打破“部门墙”。人事、安保、仓库、采购、供应链等相关部门协同完成进出口通关业务的重要性显著上升，其日常业务操作中若出现与进出口相关的异常状况应及时向关务高管反馈通报。

贸易安全部门若不重视参加海关法规培训，不了解海关业务改革方向，其业务操作和日常作业很可能与海关法规背道而驰。同时，贸易安全高级管理人员也可协助关务高管推动AEO认证项目，减轻关务高管管理压力，确保AEO认证的贸易安全各项标准有效落实。

项目小组职能

AEO认证具有其复杂性，条款内容多，部门协调工作量大。企业在准备申请AEO认证时应成立AEO认证项目小组，协调部门沟通和落实执行工作。AEO认证项目小组是整个项目的灵魂，其战斗力和执行力也决定了认证项目的成败。

（1）项目小组组长

项目小组组长建议由企业负责人担任，体现“AEO认证是CEO工程”的原则，确保公司从上至下高度重视，后续组织调整优化、职责延伸或工作重新分配、硬件软件整改投入均得到管理层大力支持。AEO认证项目实施意味着合规文化的重塑，非一把手亲自抓不可。

（2）项目小组副组长

项目小组副组长建议由关务高管担任，主要职责是负责协调AEO认证项目进度，负责统筹项目实施，主导解决AEO认证瓶颈问题，按照项目规划贯彻贸易合规意识，并向管理层汇报项目进度。

（3）项目小组协调人

项目小组协调人负责协调相关方沟通、配合，并协助管理层及时完成AEO认证项目，包括文件跟进与整理，协调相关方资源支持等关键事务，根据项目进度表保障项目及时按照预定计划顺利推进。申请AEO认证工作量大，必要时，企业应安排精通体系文件的成员协助项目小组协调人共同完成。

（4）项目小组成员

项目小组成员由各部门负责人或核心成员担任，涉及AEO认证标准中的相关部门均应参与其中。

项目小组成员必须高度配合项目的执行，积极参加AEO认证标准培训，并根据《海关认证企业标准》及《海关认证企业标准指南》的相关内容及时更新对应程序文件，落实执行要求并形成完善的执行记录。项目小组成员应该具备项目管理能力、学习能力、沟通协调能力。AEO认证尤其是高级认证考验的是企业的人力储备情况。各方面实力较强的企业，只要按照企业认证标准要求逐条完善，在现有内部管理体系上更进一步，拿下AEO认证资质并不是一件难事。

图1-6 AEO认证项目小组构成示意图

企业应提供的与项目小组有关的文件包括：

● 项目小组内部架构图；

● 项目小组职责分工说明；

● AEO认证档案记录和相关参加海关信用培育资料。