第六节 合同谈判纪要及备忘录制作

一、合同谈判纪要的制作

（一）合同谈判纪要概述

合同谈判纪要是记载合同条款谈判情况的文书。在实际生活中，谈判各方对合同条款进行谈判后，一般均会以纪要的形式记录条款的谈判内容，供各方签署。合同谈判纪要记载的内容主要有合同谈判的参与人、主要谈判内容、议定事项及争议事项等。合同谈判纪要是在合同谈判记录的基础上整理而成，集中反映了当事人就合同各条款谈判的结果，是对谈判各方对合同条款谈判所进行的总结。合同谈判纪要是根据合同谈判情况和谈判结果记录谈判要点的文字，并非对谈判过程作详细的原本记录。合同谈判纪要是谈判各方协商的产物，必须经谈判各方同意共同签署，具有一定的契约性，对双方有一定的约束性，但这里的约束性主要是对谈判各方商业道德上的约束，没有直接的法律约束力。

合同谈判纪要是下一步起草和签订合同的重要依据，也是谈判人员向有关企业管理者、经营者汇报合同谈判情况和谈判成果的载体。有些合同谈判纪要经谈判各方签字确认后，还可以作为起草“框架合作协议”“合作意向书”“签约意向书”的依据，从而起到法律层面的参考作用。

在这里必须指出的是，在某些合同纠纷中，合同谈判纪要也可以作为证据使用。如合同签订后在履行过程中发生纠纷，合同各方就纠纷事项进行谈判并重新协商达成一致意见，其所形成的“合同谈判纪要”相当于主合同的附件，该“合同谈判纪要”对各方当事人均具有法律约束力。

（二）合同谈判纪要的制作

合同谈判纪要一般由以下几部分组成：

1.标题。一般由谈判合同的名称和文件名称构成。例如，关于×××合同谈判的会谈纪要。

2.开头。它是对谈判情况的综述。具体包括：谈判时间、谈判地点、谈判各方单位名称、谈判代表姓名、谈判目的、议题、 取得的主要成果或就哪些问题达成了初步协议。书写时应简洁、概括。例如，“2020年5月11日，甲公司与乙公司在北京市东城区东长安街北京饭店就双方合资、合作开发房地产项目商谈合同条款签订事宜”。

3.内容。主体内容应按相互之间的逻辑关系分条列项，概括列出合同谈判的主要议题，在每一议题下写明谈判方经谈判协商后取得的一致意见。具体包括： （1）双方取得一致意见的主要目标及其具体事项。 （2）双方的权利和义务。（3）需要进一步磋商的问题。或者为了方便，直接写明 “未尽事宜，各方另行协商”字样，以便会后具体完善。合同谈判纪要作为一种契约性文书，写作时常使用“各方同意”“双方认为” “各方一致表示”“双方商定”等习惯性用语。

4.落款。双方谈判代表签名、日期。例如，甲公司代表：张三（签字） ，2020年9月11日；乙公司代表：李四（签字），2020年9月11日。

商务合同谈判纪要的写作是一项非常严肃的工作，写作中要注意以下几个问题： 一是忠于谈判记录，真实、准确地反映合同各条款的谈判情况，不可随意更改记录内容；二是突出中心、明确重点，对谈判中达成一致的实质条款问题、有争议的条款问题应表述明确、具体；三是语言用词要简练、准确，切勿模棱两可，以免发生歧义；四是层次要清晰，避免杂乱无章，前后矛盾。