1.9 如何编制采购预算

解读与分析

预算是一种用数量来表示的计划，能将企业未来一段时期经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来，可将经营决策具体化、数量化。

采购人员的职责是从优秀的供应商那里采购符合企业要求的高品质的产品和服务，并在适当的时间将其运送到适当的地点。采购预算作为一种控制工具，可以指导和约束采购人员的行为。采购预算的编制可以按照如下程序进行。

1．审查企业以及部门的战略目标

采购部门是企业的一个部门，编制采购预算的最终目的是保证企业目标的实现。在编制采购预算之前，采购预算编制人员首先要做的事情就是审查本部门和企业的目标是否一致，确保它们之间相互协调。

2．制订明确的工作计划

采购预算编制人员须了解本部门的业务活动，明确其特性和范围，从而制订出详细的工作计划表，确定采购部门实施这些活动所能带来的产出。

3．确定所需的资源

采购预算编制人员根据制订出的详细工作计划表，准确估计完成工作计划所消耗的支出，从而确定所需的人力、物力和财力资源。

4．提出准确的预算数字

采购预算编制人员借助数学工具和统计资料对目标和历史数据进行逐项分析预测，保证所提出的预算数字的准确性。有经验的预算人员也可以通过以往的经验做出准确判断。

5．汇总并编制总预算

对各部门的预算草案进行汇总、审核、归集、调整，最后形成总预算。

6．修改并提交预算

预算是关于预计收入和可能支出的动态模型，它反映的是未来的事情。外在环境总是处于不断变化之中，预算也总是或多或少地与实际有所差异，因此，采购预算编制人员就有必要选定一个偏差范围以利于预算的编制。偏差范围可以根据行业平均水平或企业的经验数据来确定。

采购预算编制人员将所编制的预算与最近相应的实际支出进行比较，如果支出与估计值的差异在容许的范围之内，则无需对其进行修订；如果支出与估计值的差异超出容许的范围，就需要对具体的预算做出修订，并将最终符合要求的预算提交企业负责人批准。

通过上述步骤，采购预算的编制即告完成。由于采购工作的特殊性，采购部门要不断参与制订和考虑组织的总预算和其他分预算，从而确保采购没有违反资金计划，没有超过企业可以批准的额度。