项目四 应用文的表达和语言

一、应用文的表达

文章的表达方式通常有五种，即叙述、议论、说明、描写、抒情。写作应用文应根据文章主旨的需要和文体的特点而采用不同的表达方式。应用文的主要表达方式是叙述、说明和议论。

（一）应用文的主要表达方式

1．叙述

所谓叙述，是有次序地叙说、介绍人物的经历、言行或事物发展变化过程的表达方式。完整的叙述包括时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素。

应用文写作离不开叙述，通过叙述介绍情况、反映动态，为制定政策或作出决策提供依据。

应用文叙述的特征是以顺叙为主，讲求平铺直叙，注重叙述事件的过程。应用文一般采用概括叙述，只叙述与表达主旨、说明问题有直接关联的部分，或者只是综合地、概括地叙述若干人或事的共同点。

应用文叙述的要求是概括准确，只注重对事件的整体勾画，不要求细节的具体、内容的详尽。叙述常与其他表达方式结合运用，如夹叙夹议、叙事论理、叙述说明等。

应用文的叙述方式可按顺序和详略进行分类：

（1）按顺序分，分为顺叙、倒叙、插叙。

1）顺叙，即按照人物的经历或事物发生、发展的先后顺序进行叙述。这是一种最基本的叙述方法，它从头到尾脉络分明，易于为读者接受，给人以完整的印象。运用这种方式要注意材料的取舍，不能罗列现象，也不能平均用墨。

2）倒叙，即根据内容表达的需要，把事件的结局或最突出的片段拿到前面来写，然后回到事件发生、发展的时间顺序上接着叙述。恰当使用这种表达方式，能制造悬念、突出重点，激起读者的阅读兴趣。写作时要注意，在由倒叙转为顺叙时应有过渡，使文章衔接自然。

3）插叙，即在叙述的过程中，出于表达的需要而暂时中断原来的叙述，插入另一件事情进行叙述。运用这种表达方式，可以增加文章的容量，使文章表达更加充分、严密。运用插叙，一要看内容是否有必要插入，二要注意文字不宜过多，三要考虑起讫处的过渡。

（2）按详略分，分为概叙和详叙。

1）概叙，即浓缩的、概括性的叙述。它能加快文章的节奏、增加内容的广度、开阔读者的视野，给人一个整体的印象。概叙是应用文最常用的叙述方式之一，不作精雕细刻，只是粗线条勾勒。

2）详叙，即充分展开的具体叙述。它内容丰富、介绍详细，能使读者更多地了解有关情况。

应用文叙述的人称使用有特定的要求。如撰写总结、拟订计划，必须采用第一人称，写市场调查报告则主要使用第三人称。而有些文种的写作，三种人称要同时使用，如涉及第三单位的来函、去函、情况通报，就常出现“我们”、“你们”、“他们”三种人称。

2．说明

说明就是用简洁的语言解说事物、阐释事理，将说明对象的形态、性质、特征、功能及成因等解说清楚。应用文常常使用说明的表达方式，主要用于表明目的或依据、总结成绩和不足、归纳经验和教训、介绍有关情况等。常用的说明方法有以下几类：

（1）定义说明。定义说明即用简明的语言揭示事物的本质属性。它使读者明确概念、了解事物之间的区别，要求语言准确且有科学性。

（2）诠释说明。诠释说明即对说明对象的性质、特征、构成、功能、用途等作具体的解释。运用诠释说明，表达要精确，切忌言不及义、含糊其辞。

（3）分类说明。分类说明即把说明对象按照一定的标准分成不同的类别，然后逐一加以说明。分类说明可以显示不同事物的差异性，便于读者掌握不同类型事物的特征。

（4）举例说明。举例说明即举出实例来说明事物，把抽象、复杂的事物或事例说得具体、清晰，增强说服力。举例说明要有真实性和典型性，举例应扼要，只概括介绍，不具体展开。

（5）比较说明。比较说明即通过事物之间的相互比较来突出事物的特征。运用比较说明应注意比较的事物要有明确的相比点，要尽量用人们熟悉的事物来比较。

（6）引用说明。引用说明即援引有关资料来增强文章的真实性和说服力。引用说明要引得恰当、准确，不能堆砌材料。

（7）数字说明。数字说明即用数据说明事物，使读者从“量”的方面认识事物的本质特征。数字的来源要可靠，表达要准确。

（8）图表说明。图表说明即用图形、表格的方式来介绍有关情况。图表说明要合乎规范，要与文字表述巧妙结合。

3．议论

议论就是议事论理，通过概念、判断、推理等逻辑思维方式，对事实、事理进行分析、议论，以明辨是非、阐发道理，从而表明作者的态度和观点。

应用文的议论同一般议论文的议论不同。一般议论文为了充分阐明事理、说服对方，要求完整地具备论点、论据、论证三要素，并要求有严密的逻辑推理过程。应用文侧重实际问题的解决，要求以确凿的事实为基础，以政策、法规为依据，论证力求简明，议论要抓住要点，不能一味地发表长篇大论。常用的议论方法有以下几种：

（1）例证法。例证法即以事实为论据，举例证明论点。它是运用归纳推理的形式进行论证的，说服力强，易于被读者接受。运用例证法，要以真实、典型的事实为依据，要善于对事实进行科学的归纳。

（2）引证法。引证法即引用权威性论述、科学上的公理及定理、生活中的道理等来证明论点。引证法的关键在于所引用的内容真实可信且少而精。

（3）因果法。因果法即通过分析问题，揭示事物本身的逻辑关系，从而证明论点的正确性。使用因果法时要注意逻辑的严密性。

（4）喻证法。喻证法即借助于打比方进行形象化的论证，使论证通俗、形象。应注意拿来打比方的事物必须是人们比较熟悉的，而且有深刻的寓意。

（5）类比法。类比法即比较两种事物在某些特征上的相似性，从而得出结论的方法。用作类比的事物之间必须有相似点，相似点越多，推出的结论越可靠。

（6）对比法。对比法即将两种性质、特征截然相反的事物加以对照，使它们的本质显现得更加鲜明、突出。要注意两种事物必须是对立的，能帮助人们分清是非。

（7）反证法。反证法即不从正面直接证明自己的论点正确，而是从证明与自己的论点相反的论点的荒谬入手，来间接证明自己的论点正确。要注意两个论点性质相反，不可共存。

（8）归纳法。归纳法即以事实为论据，从许多个别事例中归纳出一般性的结论，就是先分析后综合。

（二）应用文的表达特点

1．直接性

应用文是以实用为目的，运用表达方式时要注意使读者一目了然，与文学作品运用表达方式有很大的差别。如叙述，要求朴素、准确，不要求铺叙，也不要求情节的曲折、生动、离奇和引人入胜；说明，只求平实、简洁、恰当；议论，要求体现简明性，其笔调往往是论断式、评论式和总结式。这几种表达方式的运用，都体现了应用文直接性的特点。

2．概括性

应用文写作的表达，讲究高度的概括性。具体地说，在应用文中，不要求详细陈述事物的发展过程，而是抓住事物的特征对其进行叙述；不需要面面俱到地解说事物和事理，只用简约的文字说明应该怎样做、不应该怎样做；不需要作反复的推理和多次证明，应当一针见血地进行评析，单刀直入地提出观点。

3．综合性

应用文种类繁多，是以性质和用途分类的，不像记叙文、说明文、议论文那样以表达方式为主要标准来划分文体。在应用文中，虽然个别文体以一种表达方式为主，如产品说明书重在说明，总结多是叙述等，但更多的文体是叙述、说明、议论综合运用。例如，讲背景、经过、情况时用叙述，解释原因时用说明，分析性质、下结论时用议论。

在实际的写作过程中，以上三种表达方式往往是互相交织、互相融合的，不可截然分开。特别是在解决一些复杂问题的应用文中，必然要运用多种表达方式，只有这些表达方式的综合应用，才能充分、完整地将问题表述清楚。

二、应用文的语言

应用文语言的性质，指的是应用文语言不同于其他文体语言的根本属性。

（一）应用文语体的种类

所谓“语体”，就是人们在各种社会活动领域，针对不同对象、不同环境，使用语言进行交际时所形成的常用词汇、句式结构、修辞手段等一系列运用语言的特点。应用文的语体以实用为目的，大致可分成三种：事务语体、科技语体和宣传鼓动语体。

1．事务语体

事务语体主要用于事务文书和行政公文。它按不同的文体及其应用场合形成了若干固定的格式。这类语体措辞准确、庄重，句法完整、严谨，避免夸张、拟人等描写手法，叙述有条理，论理有逻辑，书写有格式。如开头常用“兹因、为了、根据、关于、遵照”等，结尾常用“为要、为盼、为荷、此复、此致敬礼”等，过渡常用“为此、对此、因此、据此”等。

2．科技语体

科技语体主要用于专业文书。科技语体的特点是大量运用术语、符号、公式和图表；句式平整、变化少；一般不用修辞格；语言平实，多采用客观性描述方式。比如财经行业的专业用语较多，如财政方面，有预算、决算、税收、赤字等，财会方面有固定资产、流动资金、发票、收据、凭证等。这些术语对于写作应用文是非常重要的，如果对财经行业的术语一无所知，那么我们就无从下手。

3．宣传鼓动语体

宣传鼓动语体主要用于新闻、广告、讲话稿等。如新闻通过对新闻人物和新闻事件的阐述，表彰先进、批评错误、引导社会舆论；讲话稿通过向公众进行宣传和动员，目的在于表明自己的立场、观点，要求以理服人，并具有强烈的鼓动性和巨大的号召力。

宣传鼓动语体的特点是词语运用准确、严密，运用的语言材料广泛，还可以适当运用形象化的词语，使用整齐、对仗的修辞格。

（二）应用文语言的要求

应用文不论属于哪种语体，都属于实用语言的范畴，其共同的语言要求有以下几点：

1．准确

准确就是指应用文的语言要恰如其分地表达应用文的内容，使人一看就知道文章的主要内容和观点。应用文语言准确首先要求实事求是，所涉及的人与事，一定要确有其人、其事，情节、细节、数字都不能虚构。在文字表述上，要做到准确、鲜明，简练畅达，直白而不含蓄，不能有歧义。其次，还需注意细节问题，如标点符号错误或错别字，同样也会损害应用文语言的准确性。有时候一点之差、一字之差，就会引起法律纠纷。

《中华人民共和国宪法》第45条规定：国家和社会保障残废军人的生活，抚恤烈士家属，优待军人家属。该条用“保障”、“抚恤”、“优待”三个词语准确地表明了国家和社会对三种人的不同的政策。

又如1898年德国强迫我国清政府订立了丧权辱国的《胶澳租界条约》。根据这一条约，我国将胶州湾租借给德国（租期99年），同时允许德国在山东境内修筑胶济铁路。条约中有一款是这样规定的：德国享有铁路线左右30里内的开矿权。清政府的原意是指“铁路沿线左右加在一起总计为30里”，但因文字表达失准，该款又可以理解和解释为“沿线左右各30里”，语义两歧，致使德国百般狡赖、不依不饶。最后清政府被迫屈从，让德国攫取了比原来多出一倍的开采权，使国家领土主权蒙受了严重损失。

2．简练

简练即语言简洁、精练，用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，尽量将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去，做到言简意赅。

例如：“×月×日寄来的函件已经收到了，知道了你们要求的事情，我们已经派出人员进行调查，等到把事情调查清楚，我们就立即把结果告诉你们。”该句可改为：“贵单位《×××函》收悉，我们已派员调查，查清后即告知结果。”

但也要注意，简练要以不妨碍内容的表达为前提，绝不能为简练而生造词语、随意缩略、滥用文字，不能让人不明白或产生歧义。

3．平实

平实就是平易、朴实。应用文的价值在于实用。首先，语言平实要反对假、大、空、浮。应尽量不用或少用修饰语，争取做到用语朴素、实在。其次，就笔法而言，尽量做到平直，叙述问题采用直陈的方式，不要在语言上哗众取宠。

如“某天深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野，冲毁了村庄和工厂，交通、电力、通讯一度中断。这百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失……”这段话就违反了应用文语言的写作要求，带有浓厚的文学色彩，不够平易、朴实。

4．庄重

应用文实用性强，在运用语言时必须庄重、得体，多使用书面语，不用或少用口语、俗语。措辞时要严格掌握用词尺度和界限。

如《中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：她一贯是共产党最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母……这段话使用了“领袖”、“前驱”、“祖母”等书面语，显得庄重、得体。

而某县民政局在公文中称当事人残疾人卢某“耍赖”，用了“一个有嘴无脸的人”、“像泡了8年的酸菜——酸过了味”等不严肃甚至侮辱性的语言，引起卢某的强烈不满，向法院起诉。最终法院判定该民政局构成名誉侵权，赔偿受害人精神损失费2万元。

5．规范

应用文要注意语言的规范性，即注意标准性、规定性和统一性。如行政公文要按国家规定的统一标准写作，如格式、用纸、撰拟程序、立卷存档乃至数字、简称、修改符号、计量单位等的使用，都应符合国家统一规定的标准。

例如，应用文中数字的使用需要体例统一，如“农历初一至初7放假”、“该公司年销售额达到195.6万元，比去年增长百分之十三”都是不规范的。表示公元世纪、年代、年、月、日、时刻均需使用阿拉伯数字，而星期则用汉字。

要培养应用文的语言表达能力，除了多听、多看、多记之外，还要多写、多练，从写作训练中把握应用文的语体风格，掌握应用文的习惯用语。