5.1 人事档案管理——职称升学养老离不了

一、人事档案的作用用途

在人才流动频繁的今天，人事档案“死档”、“弃档”现象非常严重，形成了一大批“弃档族”。如今企业的用人机制使工作岗位与人事档案之间的关系密切度削弱，加之转档手续烦琐，导致他们在流动或工作转换中把档案遗弃在学校、人才交流服务中心、职介服务机构、原用人单位等。

虽然人事档案在现今社会的功能有所弱化，但仍有不少人吃了不在乎档案的亏。人事档案的主要作用与用途有：

●●保留个人原有干部身份

●●办理工作调动时需要提供个人档案

●●参加公务人员招聘考试，需档案确定身份

●●办理个人退休手续时，要查看档案记录

●●专业职称晋升的参考依据

●●出国政审和公证时，需要查阅个人档案

劳动者“弃档”的可能不良后果有：

●●丢失干部身份，无法干部调动和工作调动。当前进入医院、学校等事业单位及户口迁入北京、上海等大中型城市很多采用干部调动的方式实现，因此干部身份仍很重要。

●●影响毕业生转正定级和退休工龄的计算。高校毕业生找到工作后，如不及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响转正定级、工龄及退休金的计算。

●●无法进行职称评定。因缺少档案或档案中手续不全，造成无法评定职称，进而影响个人职业生涯的发展。

●●影响到个人户籍档案。一些高校学生毕业时未能及时从学校转出户口和档案，在办理贷款、结婚时无法出具户口证明材料。

●●影响留学人员缴社保。出国留学人员因人事档案存放不当，无意间做了几年“无业人员”，造成缴纳社会保险年限出现了断档，在享受社会保险方面将会受影响。

人事档案和员工的工作、生活息息相关，因此企业无论在存档还是接转过程中，妥善保存员工的人事档案，都是其法定义务。

二、企业的人事档案管理

企业在人事档案管理主要可以依据的法律、行政法规有：《档案法》、《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等。此外，还有很多地方性法律法规应在人事档案管理工作中参考借鉴。人事档案的管理工作相对比较简单、正规，企业可参考这些法律、行政法规的要求制定自身具体档案管理制度细则。

管理人事档案，就应了解人事档案到底包含哪些内容。人事档案的常见材料包括：

●●履历材料。

●●自传材料；报告个人有关事项的材料。

●●考察、考核、鉴定材料；审计材料。

●●学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料；转正定级表。

●●政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。

●●党、团组织建设工作中形成的材料。

●●表彰奖励材料。

●●涉法违纪材料。

●●招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人专业（复原）安置、退（离）休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。

●●健康检查和处理工伤事故处理材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料。

●●其他材料。

企业在管理工作涉及员工的上述材料或上述材料内容发生变化时，应主动考虑按要求将材料补充到员工的人事档案当中去。

企业的人事档案管理制度应包括保存和利用两方面内容，保存管理包括：材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计等方面内容，利用管理包括查阅、外借、出具证明材料等方面内容。

三、人事档案的存档方式

企业处理人事档案主要有两种方式，一种是企业本身具有或上级单位具有人事管理权，可以直接在单位保存员工的人事档案；另一种是企业无人事管理权，企业通过人才交流服务中心委托管理员工的人事档案。

具有人事管理权的企业，多数为老的国有企业。这类企业一般延续了计划经济时代的干部、职工、流动人员的档案管理办法，有着较为完善的人事档案管理制度。在录用环节，企业遵循着先审阅人事档案后决定是否接收的工作思路，并且人事档案在专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。

无人事管理权的企业，如民营企业、外资企业，不能直接管理人事档案。这类企业一般很少使用人事档案中的信息，因此对人事档案也不够重视，相应的管理工作自然也非常薄弱。员工的信息变化，往往不能被及时补充到人事档案当中。客观上，当前很多人才交流中心对存档人员的户籍限制，也造成很多企业无法为外地员工存档。这类企业一少部分通过人才交流中心委托管理员工的人事档案，多数则对员工的人事档案管理工作完全忽视。

当前人事档案对企业用处日益减小的事实，造成当前企业有意无意地忽略人事档案工作，对员工个人工作、生活造成了很多潜在隐患。企业应从员工角度出发，加强人事档案管理工作，承担起应有的社会责任。

四、人事档案的常见问题

企业的人力资源应了解人事档案的相关政策、行政法规，尤其要熟悉高校应届生的人事档案的处置方法，及时解答员工的问题。

表5-1概括了企业人力资源应掌握的人事档案常见问题：