第10章 怎样征集资料
一、征集当地资料
征集资料先要搜集内部资料。对本单位、本系统的档案室、资料室要做到“翻箱倒柜”，对领导的办公室和其他工作人员的办公室要仔细搜集。多年来，有些人形成了一个很不好的习惯，资料长期不上交，“人走资料走”，甚至“走前一把火”。所以，有时也需要到老领导及有关人员家中查找资料，如照片、简报、证件等。只有先把内部资料找完了，才知道缺哪些资料，再到单位外查找。到外面查找资料要有查找目录，如本地的名胜古迹，新的评论和说法，新发掘的文物古迹，新开发新成立的地区和单位，以及史志上明显记述错漏的地方等。
编史修志，要把从古至今的是非曲直辨别清楚，将历史的本来面目呈现给读者，难就难在资料缺乏。长期以来，由于战乱及政治因素，加之人们“不识秦砖汉瓦”，史料遗失，遗址荡然无存，编史修志面临极大困难。
20世纪80年代初，永宁县志办刚成立时，就听有人说，民国时期有个县长叫牟凤鸣，他是在抗战时期因黄河水淹到县政府大门口，因忧国忧民而投河自尽，县城各界在他投河的地方为他立了块石碑。我们查找了沿河一带的村庄，老农都说当时有碑，但现在不知去向。后来我们又挨家逐户盘查，几经周折，终于在沿河一家农户查到了石碑。那天正下着大雨，我们刨出石碑，冒着暴雨，一步一步把碑往包兰公路上抬。因路基坡陡太滑，每迈一步，先用手把泥土刨个小坑，脚蹬上去站稳了，再刨一个小坑，再挪动另一只脚。碑抬上了包兰公路，我们头顶衣裳冒着暴雨，好容易才挡了辆车，把石碑拉到了永宁县委大院。回来时，浑身上下全是泥水。后来经过不懈努力，我们还查到了清代提督赵坤的墓碑等重要史料60多件。有位老干部在《永宁县志》里看到了《牟凤鸣碑记》时，惊讶地问：“这些东西不是早就找不到了吗，你们是从哪里弄来的？”
二、征集外地资料
征集完境内资料，就要开始整理资料长编，即把资料归类梳成辫子。在梳理的过程中，会发现还差有关方面的资料。如这项事物不完整，有断档现象，资料不丰富具体，或因果不清，或几种说法，而这些资料从已出版的史志作品中也查找不到，就要到外地查找，进行补充，千万不要凑合了事。新中国成立后的一段时间，宁夏属甘肃省管辖，那段时间的史料唯有到甘肃省才能查到。
笔者有一次为了查清楚那段历史，从宁夏到兰州查资料。兰州招待所到甘肃省档案馆、图书馆距离很远，为了省钱，每天往返10里，跑跑走走，走走跑跑。档案室里不准喝水，更不准吸烟，那里的档案全用药水消过毒，刺鼻扎眼，让人头昏眼花，只能咬牙坚持。那次共查到与永宁县有关的资料2800余份，大部分是一字一句摘抄的。
听档案馆的人说，新中国成立前夕宁夏有几汽车档案南运，被解放军截住了，保存在张掖档案馆，我们又决定到张掖再查。张掖档案馆规模宏大，馆藏丰富，里面有很多宁夏史料。有蒋介石、宋美龄等政要和宁夏马鸿逵等人来往的亲笔信札。我们到张掖档案馆查出了民国时期的一批重要资料。清兵围攻永宁县纳家闸，即今永宁县纳家户的史料，是我们到北京、南京国家一史馆、二史馆，在给同治皇帝的奏折中查到的。
三、通过网络查找资料
第二轮编史修志时网络化已普及，史志工作者可以在网上查找资料，建立自己的资料数据库，可免去人力到处查找资料的大量重复劳动。随着计算机技术、网络通信技术和数据处理技术在文献信息领域的运用，为史志工作者节约了时间和经费。各种类型的数据库、电子出版物、专业网站等，形式多样，有全文数据、题录文稿、图片资料，还有方志工作信息和科学研究信息、志书、年鉴、地情书等等，在许多方面都超出了馆藏文献范围。
2001年8月20日，中国地方志指导小组与吉林省地方志编委会联合举办全国地方志网络建设研讨会，全国25个省、市、自治区与武警总部编史办、中国人民解放军锦州军区志办等单位积极参加，大会收到关于地方史志网络建设方面的交流论文14篇。中国地方志指导小组副秘书长贺巍主持大会，副秘书长单天伦在会上讲话，推动了全国地方志网络建设工作，对地情资料进行有效的整理、贮存、开发利用，起到重要作用。
目前，我国有各种社科文献数据库600多个，一些部委也有自己的数据库。“新疆通览”馆藏图书1.3万册，北京图书馆在方志文献的管理方面实现了信息化，地方志及家谱文献中心，藏有旧方志6300余种12万余册，1949年后的新编方志3300余种6000余册，并藏有大量的方志学论著、地方史料。以检索迅速、存取便利，又可提供远程传输而受到社会各界用户的青睐。全国各地方志机构都建立了方志网络，有不少地方建立了方志馆，改变了原来地方志文献管理工作封闭，落后的工作方式，为史志工作者提供了一个广阔的空间。
四、不能依赖年鉴提供的资料
第一轮编史修志后，各级史志办几乎都开始编写年鉴。历年年鉴为续修史志提供了大量资料，这是一个不争的事实。但是，续修史志不能仅限于年鉴提供的资料，有些年鉴可供续修史志录用的资料达不到1/4。有些资料看似可用，但真正用起来就会发现：这一年的事刚开始做，而下一年又无踪影；这一年这件要事没踪迹，下一年突然冒出了结果；前一年这事没记述，后一年这事已经发到“第五个阶段”……这是因为每年的年鉴不是一个人写的，资料的来源渠道不一，提供什么就写什么，不与前一年、后一年做比较，资料不完整、不准确、不具体、不实用，更不系统，各年记述“断线”的事屡见不鲜。编写人员年年变动，只顾写自己的“这一年”，不研究“前一年”这件事是咋记述的。
所以，要系统地再调查，再搜集资料，将年鉴中没有“沉淀”下来的事务重新查证。对热点、难点、重点领域开展调查研究，掌握第一手资料。编纂年鉴主要是向社会提供信息，而不仅仅是为续修史志服务。年鉴的信息资料具有多层次、广泛性，只能满足续修史志的部分需要，而不能满足全部需要，续修史志只在年鉴中“转来转去”，而不到社会上重新查阅资料，那就大错特错了。
五、对资料建卡利用
为了便于整理和利用资料，各级史志办要先用较好的纸，印出史志资料统一摘录卡片，上面印有单位名称，收入史志章节的编号、资料题目、作者或被采访人，及资料名称或采访摘由、刊物出版时间，被采访人工作单位、资料收藏单位、档案资料全宗号、年月日、目录号、案宗号、页序，摘抄或采访人姓名，摘抄或整理时间等项目。为了便于编辑、主编随时查阅校对，设卡时应一事一卡。资料卡由史志办统一保管使用，无论是谁查阅摘录的资料，都是单位集体花人力、物力、财力得到的劳动成果，不能归个人所有。如果由个人保管资料卡册，必然会造成在编纂上的各自为阵，不相往来，此不知彼，矛盾百出，还会造成一部史志修完后“人走卡飞”。如果资料卡保存完整，烈士后代、老干部的后代及有关人查问为什么没有其祖名字，哪个名字错了，哪件事有出入及落实政策查参加工作的时间、简历等有关事项，史志办人员就能根据当时卡上登记的情况如实回答。