1.3 常用组件的共性操作
了解Office各大组件的相同操作和元素
Office 2016的各个组件虽然功能不完全相同，但在操作上还是有很多相通的地方。接下来将以Word 2016为例，介绍Office常用组件的共性操作。
1.3.1 启动与退出Office 2016组件状态栏
在使用Office组件开展工作前，需要懂得怎样启动和退出这些组件。在安装好Office2016组件后，各个组件的启动与退出操作都几乎相同，以下是Word 2016的启动与退出操作。
1.启动Word 2016
启动Word 2016程序有以下两种方法。
◆ 通过菜单命令启动：单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“所有程序”命令，然后在弹出的子菜单中选择“Word 2016”命令即可，如图1-28所示。
◆ 通过桌面快捷方式图标启动：如果在桌面为Word 2016添加了桌面快捷方式，双击该图标，或者在图标上右击，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令即可，如图1-29所示。
图1-28 选择程序命令
图1-29 双击桌面快捷图标
提示 Attention
启动Office组件的第3种方法
安装好Office组件后，系统中的doc、docx、xls、xlsxl等文件会自动默认以最新版本的Word或Excel等打开，只需打开这类文件，即启动了相应的Office组件。
2.退出Word 2016
启动Word 2016程序后，如果需要退出该程序，可通过以下4种方法进行操作。
◆ 通过“文件”选项卡退出：在程序主界面的“文件”选项卡中单击“关闭”按钮，如图1-30所示。如果只存在一个Word 2016窗口，单击“关闭”按钮只是关闭当前打开的文档，并不会关闭程序。
◆ 通过“关闭”按钮退出：如果当前只打开一个应用程序窗口，可以单击程序界面右上角的“关闭”按钮退出，如图1-31所示。
图1-30 关闭打开的文档
图1-31 单击“关闭”按钮
◆ 通过右击菜单退出：如果当前只打开了一个应用程序窗口，可在程序主界面的标题栏处右击，选择“关闭”命令退出程序，如图1-32所示。
◆ 在任务栏中退出：将鼠标光标移至任务栏的Word图标上右击，选择“关闭所有窗口”命令，可关闭所有打开的Word程序，如图1-33所示。
图1-32 通过右键菜单退出
图1-33 在任务栏中退出
1.3.2 窗口的基本操作
在Office各组件中对窗口的基本操作主要包括窗口的打开和关闭，最小化、最大化和恢复窗口，改变窗口大小，移动和切换窗口。
◆ 打开和关闭窗口：与前面介绍的程序启动与退出操作一致。在任务栏关闭窗口时，需要将鼠标光标放在任务栏图标上，以显示出所有窗口的缩略图，在缩略图的右上角单击“关闭”按钮关闭该窗口。
◆ 最小化、最大化和恢复窗口：最小化、最大化和恢复窗口的操作都是通过程序界面右上角的窗口控制按钮进行的，如图1-34所示。
◆ 改变窗口大小：将鼠标光标移动到窗口的四个角上时，鼠标光标会出现双箭头，此时按下鼠标左键进行拖动（将鼠标光标移到窗口四条边上，也可以进行拖动），可调整窗口的大小尺寸，如图1-34所示。
图1-34 窗口的基本操作
◆ 移动和切换窗口：将鼠标光标移动到窗口的标题栏，按下鼠标左键进行拖动，当调整到理想位置时释放鼠标左键，即完成移动的操作；在桌面任务栏的窗口缩略图中，选择需要查看或编辑的窗口，即可进行窗口切换。
技巧 Skill
切换窗口的快捷键
切换窗口时，按【Alt+Esc】组合键可依窗口的排列顺序快速切换，按【Alt+Tab】组合键，会在桌面上出现一个所有窗口的缩略图，多次按【Alt+Tab】组合键进行窗口切换，切换时，桌面上的窗口也会随着切换，如图1-35所示。
图1-35 按【Alt+Tab】组合键切换窗口
1.3.3 文件的基本操作与管理状态栏
在Office各组件的使用中，文件的基本操作贯穿始终，而各组件文件的基本操作大致相同，如新建文件、保存和命名文件、打开和关闭文件等。
1.新建文件
如果要对Word文档进行编辑操作，需要新建一个空白的Word文档（根据需要，可以创建模板文档），才能在文档中输入文本、插入对象等。
运行Word 2016应用程序，在打开窗口的左侧窗格中，可以查看最近使用过的Word文档，单击“打开其他文档”按钮，可打开指定的Word文档。在右侧窗格的列表中，选择“空白文档”选项，即可新建一个空白文档，如图1-36所示。
图1-36 创建空白的Word文档
技巧 Skill
快速创建空白文档
启动Word程序，按【Ctrl+N】组合键可以快速新建空白的Word文档。打开Word文档后，单击“文件”选项卡，然后单击“新建”选项卡也可新建文档。
在Office 2016各组件中都提供了很多的模板，可以快速创建文档，如在Word中新建书法字帖、商业传单等类型的文档，在Excel中新建班级名册、财务报表等类型的工作表，在PowerPoint中新建环保、平面等模板和主题的演示文稿。
Office的模板文件都需要访问网络，如果需要创建模板文件，只需在新建文件界面的列表中，选择合适的模板类型，待Office从网络获取了该模板文件后，单击“创建”按钮即可。如果在列表中没有合适的模板，则可以使用搜索功能获取更多的联机模板。
2.保存并命名文件
创建文档后，应该将该文档及时保存，并为该文档命名，从而能避免电脑故障、错误操作等原因造成的数据丢失。
单击“文件”选项卡，切换到Backstage视图，然后单击“另存为”选项卡，选择该文档要保存的位置。
如果要保存到本地，直接在“另存为”选项卡中单击“浏览”按钮，如图1-37所示。
图1-37 保存Word文档
在打开的“另存为”对话框中，设置该文档要保存在电脑中的相应位置，在“文件名”文本框中输入文档的名称，如输入“会议通知单”，单击“保存”按钮即可保存该文档到对应位置。分别在“作者”文本框和“标记”文本框中可添加对应的作者和标记，如图1-38所示。
保存后所创建的空白文档名称会自动变成设置的“会议通知单”，如图1-39所示。
图1-38 保存文档的相关设置
图1-39 保存后的Word文档
如果要将Word文档保存OneDrive云端中，则需要登录Microsoft账户。保存位置是一个网络地址，在“另存为”对话框中无须修改文档保存的路径，只需以默认的路径保存，如图1-40所示。
图1-40 将Word文档保存到OneDrive云端中
技巧 Skill
保存和命名文件
新建某个文件后，在快速访问工具栏中单击“保存”按钮 
或按【Ctrl+S】组合键可以快速执行文件保存的操作。
如果已经保存过一次文件，再次进行保存操作时会将原文件覆盖，而不会打开对话框。
3.打开文件
Office常用组件的文件打开方式都是一样的，所打开的文件可以是最近使用过的文件，也可以是OneDrive云端或本地电脑中的文件，下面以打开本地电脑中的Word文档为例，介绍打开文件的具体方法。
操作演练：打开文件
Step 01 单击“打开”选项卡
运行Word 2016程序，单击“文件”选项卡，然后单击“打开”选项卡。
Step 02 选择文件位置
在“打开”窗格中，直接单击“浏览”按钮，打开“打开”对话框。
Step 03 打开文件
在对话框中指定文件的路径，选择要打开的文件，然后单击“打开”按钮即可将该文件打开。
提示 Attention
指定打开的文件路径
指定打开SkyDrive云端或本地电脑中某个位置的文件时，都会列出最近访问的文件夹，选择这些文件夹可快速定位到该位置，然后选择所要打开的文件。
在打开最近使用的文件或指定最近访问的文件夹时，列表中的文件或文件夹路径是根据最近使用而变化的。可单击文件或文件夹路径后面的
按钮，将该项目固定在此列表，方便下次使用，如图1-41所示。
图1-41 固定最近使用的项目
4.关闭文件
关闭文件是在结束文件的编辑或阅览文件完毕后进行的操作，与关闭程序或关闭窗口的方法基本一致，在关闭文件前一定要注意保存文件，防止关闭后数据丢失。