2.2 会计凭证的填制与审核

1．会计凭证如何填制

会计凭证是记录企业经济业务的具体内容、明确经济责任的书面文件。科目和会计分录最终是以会计凭证来体现的。

在“凭证→账簿→报表”的会计循环过程中，编制和审核会计凭证是会计核算的初始工作和基本环节，任何会计主体在经济业务发生时，都要填制或取得一定的会计凭证，详细地记录该项经济业务的内容，并由有关的经办人员在会计凭证上签名或盖章，以明确经济责任。在会计核算业务中，只有经过有关人员审核无误的会计凭证，才可以作为记账的依据。

会计凭证按照其填制程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证。

□如何填制原始凭证

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的会计凭证，是记录和证明经济业务发生或完成情况的原始依据，是会计核算的重要原始资料。原始凭证按其来源不同可分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证是在经济业务发生时，由本单位业务经办部门和人员，根据经济业务的内容自行填制的会计凭证，如企业的“工资结算”、“费用报销单”等。外来原始凭证是经济业务发生时，从其他单位或个人那里取得的会计凭证，如企业购料时从供货单位取得的“发货票”及有关结算凭证等。

为了简化会计凭证的填制和登记账簿的工作量，在实际工作中可以将一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证加以汇总，编制汇总原始凭证，如“材料发出汇总表”、“材料收入汇总表”等。

（1）原始凭证的基本内容。

原始凭证的基本内容，通常称为凭证要素，主要有：

①原始凭证的名称；

②填制凭证的日期；

③凭证的编号；

④填制和接受凭证的单位名称；

⑤经济业务的基本内容，其中包括经济业务发生的数量、单价和金额；

⑥填制单位及主管人员的签章。

以上内容样式如图2-1、图2-2和表2-2所示。

为了满足经营管理上的需要，自制原始凭证除应包括上述内容以外，还可补充必要的内容。例如，为了掌握计划、预算或合同的执行情况，可以在有关凭证上注明计划定额或合同编号等，以便更好地发挥会计凭证的作用。有些经济业务在不同单位中经常发生，为了使各单位所填制的原始凭证能够提供统一管理所需要的资料，应由各单位主管部门制定统一的凭证格式。例如，人民银行统一制定的托收承付结算凭证、铁道部统一制定的铁路运单，就是分别在各级银行和铁路局广泛使用的一种原始凭证。

从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制的原始凭证必须有经办单位领导人或其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。

（2）原始凭证的填制要求。

原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计处理的依据，必须做到正确、完整、清晰，及时地记录和填制。原始凭证主要是根据企业经济业务的执行和完成情况直接填制的，但有些原始凭证是根据账簿记录，对某些经济业务加以归类整理而填制的，对于如何正确填制原始凭证，要注意以下几点基本要求：

①填制的凭证上的内容和数字，必须真实、可靠，要符合有关经济业务的实际情况。

②各种凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，必须符合手续完备的要求，经办业务的有关部门和人员要认真审查，签名盖章。

③各种凭证要用蓝色或黑色墨水书写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字，对阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连写；在数字前应填写人民币符号，即“¥”；属于套写的凭证，一定要写透，不要上面清楚，下面模糊，并注明各联的用途，且只能以其中的一联作为报销凭证。

④大小写金额数字要符合规格，正确填写，大写金额数字应一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，不得乱造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在元或角之后应写“整”或“正”字，大写金额数字有分的，分之后不写“整”或“正”字。大写金额数字前未印有货币字样的，应加写货币名称，货币名称与金额数字之间不得留空缺，如“人民币壹拾捌万元整（正）”；金额数字中间有“0”字时，如¥ 101.50大写金额应写成：人民币壹佰零壹元伍角整（正）；小写金额中连续有几个“0”字时，大写金额中可以只写一个“零”字；银行结算制度规定的结算凭证，预算的缴款凭证、拨款凭证，企业的发票、收据、提货单、合同、契约，以及其他规定需要填制大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填写小写金额、不填写大写金额。

⑤各种凭证必须连续编号，以便查考，各种凭证如果已预先印定编号，在写错作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。

⑥各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正。

⑦各种凭证必须及时填制，一切原始凭证都应按照规定程序，及时送交财会部门由其加以审核，并据以填制记账凭证。

（3）原始凭证的填制方法。

自制原始凭证主要是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制的。例如，根据实际领用的材料名称和数量填制领料单。还有一部分自制原始凭证是根据账簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制的。例如，为了计算产品成本，分摊各项综合性的费用，需要根据账簿记录编制费用分配明细表，这个明细表对于考核费用分配是否合理具有重要作用，因而是一个重要的原始凭证。

为了便于了解原始凭证的主要内容和填写方法，现以制造费用分配明细表的一般格式为例加以说明，如表2-3所示。

假设2月份制造费用为80000元，将制造费用归结和计算的如下资料填入后，如表2-4所示。

A产品本月耗用工时3000（工时）

B产品本月耗用工时2000（工时）

C产品本月耗用工时1500（工时）

A产品应分配金额=12.31×3000=36930（元）

B产品应分配金额=12.31×2000=24620（元）

C产品应分配金额=12.31×1500=18450（元）

又如，某轧钢厂要填一张“发货单”，具体格式如表2-5所示。

填制这张自制原始凭证的资料如下：

①购货单位：第一机床厂

②货号：2-30

③品名：炭结钢，规格：Φ35毫米

④计量单位：千克

⑤数量：1000

⑥单价、金额：2.8元；2800元

⑦供货单位：第二车间

⑧会计：李丹；审核：张燕；制单：王山

依据上述资料，这张“发货单”填制如表2-6所示。

□如何填制记账凭证

（1）什么叫记账凭证。

记账凭证是会计人员根据审核过的原始凭证，运用复式记账方法和会计准则规定的会计科目，按经济业务的内容加以归类整理、编制的作为记账依据的分录凭证。原始凭证的内容不同，格式不一，且没有标明科目的相对应关系，所以将原始凭证归类整理后，编制成记账凭证，并列明会计分录及经济业务内容摘要，把原始凭证附在记账凭证后作为原始依据，防止差错的发生，提高核算的质量。

（2）记账凭证的种类。

记账凭证按其所记录的经济业务是否与库存现金、银行存款收付有关，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种类型。另外，在实际工作中，也可以使用通用记账凭证。

收、付款凭证是用于库存现金和银行存款收、付款业务的记账凭证，它是根据库存现金、银行存款收付业务的原始凭证编制的，既是出纳人员收、付款项的依据，又是登记库存现金和银行存款日记账的依据。转账凭证是不涉及库存现金和银行存款收、付的转账业务的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证编制的，作为登记账簿的依据。对于库存现金和银行存款之间的相互收付业务，为避免重复记账，一般以付方为主，只填制付款凭证，不填制收款凭证。

一般在实际工作中，为了简化记账工作量，可以将一定时期内同种记账凭证按一定方法汇总，编制汇总记账凭证，如汇总收款凭证、汇总付款凭证等，再据以登汇总分类账。

（3）填制记账凭证的基本方法。

各种记账凭证应按照以下要求填制：

①必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制，还可以根据原始凭证汇总表填制。但不能将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

②正确使用记账凭证。应根据经济业务性质，先确定使用收款凭证、付款凭证，还是转账凭证。涉及库存现金与银行存款之间，以及不同银行存款账号之间的划转业务，只需填制付款凭证，以避免重复记账。此外，在同一笔经济业务中既涉及库存现金（或银行存款）的收付业务，又涉及转账业务时，应同时编制收款（或付款）凭证和转账凭证。

③正确填写记账凭证日期。一般应填制记账凭证当天的日期，也可根据需要填写经济业务发生的日期或月末日期。但收、付款凭证应填写库存现金或银行存款收付当天的日期。转账凭证原则上应按其填制日期填写。月终的转账业务，应按月末的日期填写。

④连续编号。记账凭证应根据业务发生顺序，按自然数1、2、3…连续编号。一张记账凭证编一个号，不能跳号、重号。具体编号视记账凭证的种类不同而不同。采用通用记账凭证，可按业务发生的顺序，将所有记账凭证统一编号，即采取顺序编号法。专用记账凭证，通常采用分类编号法，即按收款凭证、付款凭证和转账凭证分收、付、转三类编号，如“收字第×号”、“付字第×号”、“转字第×号”。若凭证多，收付款凭证还可以细分为“现收字第×号”、“现付字第×”、“银收字第×号”、“银付字第×号”。对于一批业务需编制多张记账凭证的，则应在原编号后面用分数的形式表示，第3笔转账业务需要编制2张转账凭证，则其编号分别为“转字”、“转字”。

⑤写好“摘要”内容。“摘要”是对该项经济业务的简要说明。记账凭证的摘要在表达上要简明表达会计分录中的对应关系所概括的经济业务内容。具体填写因事而异，但一般应指明经济业务发生的对象，即对方是什么单位或什么人；经济业务的主要内容，即发生了什么事、是购货还是销货；重要凭证号码等。例如，对于收款业务，应当写明收款单位名称、款项内容，若是支票结算的，应填写支票号码；而对于采用支票结算的付款业务、当日的付款凭证还应按支票号码排列，以便查考。又如，对于采购业务，则应写明供货单位名称，所购货物的品种、数量等。

⑥正确使用会计科目，编制会计分录。编制会计分录时应根据经济业务的具体内容，正确使用会计科目，并填写会计科目的全称。首先，会计科目不能简写或只写科目编号而不写名称。同时要写明一级科目、二级科目，甚至三级科目，以便登记总分类账和明细分类账。其次，应保持会计科目的对应关系，一般一个科目只能同一个科目或几个科目相对应，即保持一借一贷、一借多贷或多借一贷的对应关系，尽量不要编制多借多贷的会计分录。最后，要注意的是一张记账凭证只能反映一项经济业务，不得将不同内容、不同类型的经济业务合并编制会计分录，填写在一张记账凭证上，以至于分不清经济业务的具体内容及其来龙去脉，给记账、查账带来困难。

⑦就金额的填写来讲，首先要保证记账凭证的金额与原始凭证相符。其次，在填写金额数字时，书写要规范、应平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行；金额数字要填写到位，如果角位、分位没有数字的，要写上“0”字样，如332.00元。再次，每笔经济业务填入金额后，要在记账凭证的合计行填写合计金额数。一笔经济业务因涉及会计科目较多，需在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的，一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额，并应在合计前面填写货币符号“¥”。不是合计数，则不填写货币符号。最后，对记账凭证金额栏空行，应划斜线或一条“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行，要注意斜线两端都不能划到金额数字的行次上。

⑧应注明记账凭证的附件。一般来说，凡是收付业务的记账凭证后面应附有原始凭证，如采用支票结算方式下，收款人将收到的支票送存银行，并进行收入确认的账务处理时，应将银行进账单（回单）、收据或发票等凭证作为附件，附在记账凭证后面。转账业务也应附有原始凭证，如采用托收承付结算方式销售产品，在产品发出，并办妥托收承付结算手续确认收入时，应将增值税专用发票、托收承付结算凭证回单联等作为附件，附在收入确认的记账凭证后面。又如，采用商业承兑汇票结算购货时，当付款企业收到增值税专用发票，并承兑商业汇票，据以编制有关购货业务记账凭证时，应将商业汇票存根联、增值税专用发票凭证作为附件，附在记录该购货业务的记账凭证后面。即使是预提和摊销类转账业务，也应有附件，如“制造费用分配表”、“辅助生产费用分配表”等，都是该类业务记账凭证的附件。只有下列情况的记账凭证可以不附原始凭证：第一，更正错账的记账凭证；第二，期末结账的记账凭证。此外，记账凭证附件的张数还应在记账凭证上加以注明。收付款凭证业务，一般按所附原始凭证的自然张数计。转账凭证的原始凭证张数计算，以构成记账凭证金额张数为准。

⑨各种记账凭证都必须由会计主管人员或指定的专人审核后签名盖章方能作为记账的依据。其中，收款凭证、付款凭证须经审核签章后才能交给出纳人员办理收、付业务。对于办妥收、付业务的收、付款凭证及其所附的所有原始凭证，必须当即加盖“收讫”、“付讫”戳记，以防重复支付，并由出纳人员在收、付款的记账凭证上签字和盖章。

2．会计凭证如何审核

□如何审核原始凭证

会计凭证的审核，包括对原始凭证的审核和对记账凭证的审核两部分。但主要是对各种原始凭证的审核。及时审核原始凭证，是对经济业务进行的事前监督。审核原始凭证，主要是审核两方面的内容。

（1）审核原始凭证所记录的经济业务的合法性和合理性。

就是审查发生的经济业务是否符合国家的政策、法令、制度以及计划、预算、合同等有关规定，有无违反财政法律等违法乱纪行为。如有违反，要向本单位领导汇报，提出拒绝执行的意见。必要时，可向上级领导机关反映有关情况。对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，必须及时揭露，并向领导汇报，严肃处理。

（2）审查原始凭证填写的内容和手续是否符合规定的要求。

主要是查明凭证所记录的经济业务是否符合实际情况，应填写的项目是否齐全，数字和文字是否正确，书写是否清楚，有关人员的签章是否齐备。如有手续不完备或数字计算错误的凭证，应由经办人员补办手续或更正错误。

在原始凭证的审核过程中，对于出现的问题，应分清问题的性质，按照有关规定进行处理，具体处理方法如下：

①对于出现手续不完备、数字计算不准确等问题，应及时向有关人员讲清楚，解释制度的要求，同时协助有关人员补办手续，更正错误。

②对于违反财经纪律的一切开支，财会人员有权拒绝支付和报销，对不符合法令制度规定的经济业务，有权拒绝执行，并及时向领导汇报。

③对于违法乱纪行为，如弄虚作假、营私舞弊、伪造或涂改凭证等行为，应扣留凭证，及时报告有关部门作严肃处理。

□如何审核记账凭证

记账凭证主要是审核其完整性和正确性。审核的内容一般包括以下方面：

（1）对所附的原始凭证，按照原始凭证的要求进行复核。

（2）记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容和张数与记账凭证所填到的内容是否相符，所附原始凭证的金额合计与记账凭证的金额是否一致。

（3）正确使用会计科目，凭证上所写的科目及细目名称和内容必须前后一致，同一经济业务不得应用不同的科目和细目，以保证统一口径，取得正确的汇总指标。

（4）审核、填制、出纳等有关人员是否签名盖章。经审核发现记账凭证上有错误时，应查清原因，按规定办法及时更正。只有经过审核证明无误的记账凭证，才能据以登记账簿。

（5）对记账凭证上的各个项目，不仅要从形式上检查填制的完整性和正确性，还应从政策上对有关经济业务的合法性与合理性进行实质性检查。

在记账凭证的审核中，如发现错误，应及时查明原因，分别不同情况，按规定的方法进行更正或重新填制。其中，如果是因为原始凭证错误引起的记账凭证错误，凡尚未登记账簿的应责成经办人退回原填制单位或填制人更正或补填。记账凭证的填证人员根据更正或补填原始凭证，一般应重新填制记账凭证或采用划线更正法进行更正。凡已经入账的，则不能抽出原来的原始凭证，责成经办人另行补填原始凭证，按补填正确的原始凭证，选用正确的错误更正方法进行更正。

如果是记账凭证本身填制错误，凡是尚未登记账簿的，应责成填制人员重新填制；对已经登记入账的，在年度内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在“摘要”栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时用蓝字重新填写一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确的数字与错误数字之间的差额，另编一张记账凭证予以调整，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。