第一节 会计电算化的概念

为了更好地理解和掌握会计电算化理论与实务，本书将简要介绍会计电算化有关的基本概念和基础知识，作为会计电算化理论与实务的概念基础。

一、会计电算化的定义

会计电算化的概念有广义和狭义之分。广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。狭义的会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及代替部分由人工完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。

会计电算化是会计发展史上的一次革命，对会计工作的各个方面都产生了深刻的影响。发展会计电算化，有利于促进会计工作的规范化，提高会计工作质量；减轻会计人员的劳动强度；提高会计工作的效率；更好地发挥会计的职能作用，为实现会计工作现代化奠定良好的基础。

二、数据与信息

（一）数据与信息的概念

（1）数据是指记录下来的事物的属性和其属性值。这里强调：①数据包括了事物的属性和属性值两方面。只有属性值（数字），没有属性的数据是没有任何意义的。例如，仅列出一系列会计科目的余额数：500、7000、6531.50……如果不列出其对应的科目，就只是一组没有任何意义的数字。②数据必须是已记录下来的，未被记录下来的则不是数据。例如，一个企业某一时点的各会计科目实际余额是客观存在的，但如果没有人去确认、计量并记录下来，就没有各科目余额数据。数据可以是记在纸上的，也可以是记在计算机内存里的或外部存储介质上的，甚至可以是记在人们头脑里面的。

（2）信息是由数据或其他途径（如谈话、文字等）所能直接或间接推导得到的认识、知识或消息。因而有些信息高于数据，它比数据更综合、更有用。

（3）数据和信息并不是绝对对立的、绝对不同的两个概念，而是相联系的、相对应的概念，它们在一定条件下是可以互相转化的。例如，上级单位用多个下级单位的报表编制汇总报表，可以认为下级的报表是数据，是从编制的汇总报表得到的信息。但当把它再送往更高一级编制更高一级的汇总报表时，它相对于其更上级的报表来说又是源数据了。

（4）数据和信息在许多场合甚至是可以通用的，没有区别的。例如，在计算机科学、信息系统科学、通信科学和网络技术中，我们经常看到：数据处理—信息处理，数据传输—信息传输，数据输入—信息输入，输出数据—输出信息，数据流程图—信息流程图等这些用法，它们的意义并无本质区别。

因此，一本总账账簿，我们可以说“这是××厂的总账数据”，也可以说“这是××厂的总账信息”。

（5）在计算机的“数据”概念中，表中所有的内容都是数据。即不仅一张表中的“数字”是数据（不能离开栏目名称，即事物属性），表中的文字包括汉字（如姓名、产品名称、凭证摘要等）、字母和其他符号等也是数据，也就是说一张二维表中全部内容都是数据，因为它们都是记录下来的某事物的属性或属性值。

（二）会计数据与会计信息

会计数据包括所有会计凭证、账簿和报表上的数据。会计信息是从会计数据中所获得的认识、知识和消息。它包括所有的会计凭证上的原始数据和从这些数据经会计核算处理而产生的账簿、报表的全部内容，以及从这些凭证、账簿、报表所能得到的其他认识、知识和消息。这些不同综合层次的信息分别适合于不同层次的信息用户的需要。大多数企业外部的使用者主要关心的是会计报表上的信息，因而狭义的会计信息往往指会计报表。

（三）会计数据与会计信息的特点

会计数据与会计信息是反映与资产、负债或所有者权益的增减变动有关的经济业务的数据或信息。量大、种类多、来源广、用户多，要求客观、真实、公允。处理具有周期性。

（四）会计数据与会计信息的分类

（1）按用户对象与处理规则分，可分为财务会计数据与会计信息、管理会计数据与会计信息。

（2）按用途层次分，可分为业务处理型、管理控制型、决策支持型的会计数据与会计信息。

（3）按综合程度分，可分为凭证型、账簿与业务报表型、会计报表型的会计数据与会计信息。

（4）按数据信息载体分，可分为纸质会计数据与会计信息、电子会计数据与会计信息。

（5）按其流向分，可分为输入的与输出的会计数据与会计信息。

三、系统

随着科学技术的发展和社会活动的日益增多，人类所要处理和解决的问题越来越复杂。这些问题又都表现出整体性和系统性的特征，因此，人们在一些领域中普遍运用“整体”和“系统”的思想来处理问题。在会计信息系统的开发和研制过程中也不例外。

（一）系统、子系统的概念

系统是指具有某些特定功能或为了实现某些特定目标，由相互联系又相对独立的多个部分组成的统一体。子系统指一个系统中相对独立的部分。

系统、子系统是相对的。例如，会计信息系统对全厂的管理信息系统来说，是管理信息系统下的一个子系统。但当我们仅研究会计信息子系统而不考虑全厂的整个管理信息系统时，我们可以把会计信息子系统称为会计信息系统。同样，会计信息系统下的每个子系统，如账务处理子系统、人事薪资管理子系统等，当我们专门研究某一个子系统时，也可把它称为账务处理系统、人事薪资管理系统等。子系统有时又称为模块。

（二）系统的基本特征

任何系统都由若干部分组成，系统的组成部分成为子系统，子系统是系统中的系统。子系统还可以进一步分解成更细一层的下一级子系统。同时，一个系统可以是某个更大系统的子系统，每个系统都存在于一个系统层次上，这就是系统的层次。系统中的任一子系统都有自己的输入、处理和输出，这些输入、处理和输出提供各子系统之间以及与外部环境之间相互作用、相互影响的手段。任何一个系统都具有以下一些特征：

（1）整体性。系统是诸要素的有机组合，而不是简单的相加。系统的性质、功能与运行规律，不同于它的各组成要素在独立运行时的性质、功能与运行规律，即系统具有其整体属性、功能和运行规律。这种整体性是系统各要素之间相互联系、相互作用、协同运作的结果。

（2）相关性。系统各要素之间、各子系统之间、系统与环境之间都是相互联系、相互作用、相互依存、相互制约的，这一特征即为“相关性”或“关联性”。系统中每个要素和子系统都依赖于其他要素和子系统而存在，整个系统则依赖于环境而存在。任何一个要素或子系统发生变化，都会导致相关要素或子系统发生变化，并引起系统整体属性、功能和运行规律的变化。系统环境的变化也会对系统功能不断提出新的要求。

（3）层次性。系统可逐级分解细化，形成子系统。层次越低，所完成的功能越具体，结构就越简单；层次越高，所完成的功能越多种多样，结构就越复杂。上层系统对下层系统起到统驭和控制作用；下层系统必须服从上层系统的总目标。

（4）动态性。系统均有其生命周期，即有一个从孕育、形成、完善、成熟到改进或消亡的过程。这一过程就是系统的“动态性”。

（5）目的性。任何系统都是为达到一定目的而建立的，即系统的目标是确定系统功能结构的依据。

（6）环境适应性。任何系统都存在于特定的环境之中，为适应不断变化的外部环境，就必须不断地调整和改进系统的目标和功能。系统的这种适应环境变化的能力，就是系统的环境适应性。

四、信息系统

信息系统是一个人造系统，它一般由以计算机为基础的一组设备和一些手工处理单元组成一个整体，用于收集、存储、管理数据和对用户提供有用信息。有时也会把非计算机的、全部人工处理信息的系统称为信息系统。一个信息系统通常应有数据输入、数据处理、打印输出、查询和系统维护等基本功能。

五、会计信息系统

会计信息系统专门用于收集、存储来自企业内部活动的数据和外界环境的信息，加工为对企业内外用户决策有用的信息，以有效地调节企业的人流与物流，从而帮助企业达到其经营目标，帮助外部关系人准确了解企业状况。

六、会计电算化信息系统

会计电算化信息系统也称为计算机会计信息系统，是企业管理信息系统的一个重要组成部分，同时也是企业管理信息系统的一个核心子系统。会计电算化信息系统主要反映企业的经济活动，反映企业的资金、成本、利润及供、销、存等有关信息。实际上，企业职能组织的全部成员都在一定范围内参与会计数据的产生，企业的每一项管理活动都在一定程度上利用会计信息。在会计电算化信息系统中，原始数据都来自于企业各部门，如材料核算数据来自物资供应部门，销售数据来自销售部门，固定资产核算数据来自设备管理部门，成本核算数据来自生产、技术、物资、设备管理等部门，所以会计电算化信息系统被视为企业管理信息系统的核心和基础。企业在建立管理信息系统时大多是从建立会计电算化信息系统入手，通过会计电算化信息系统的建立带动整个企业管理信息系统的建立，而在建立会计电算化信息系统时，则要考虑留有与企业管理信息系统其他子系统的接口。

七、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的异同点

（一）两者的相同点

（1）系统目标基本相同。其最终目标都是通过会计信息处理实现加强经营管理，参与经营决策，以达到提高经济效益的目的。

（2）遵守相同的会计规范及各项政策制度。因为电算化会计信息系统必须严格遵守会计规范和政策制度，所以会计信息处理手段和工具的变化不能动摇会计处理的合法性和合规性。

（3）遵守相同的会计理论和会计方法。会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。电算化会计信息系统的实现虽然会引起会计理论与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的。因此，目前建立的电算化会计信息系统仍然遵循基本的会计理论和会计方法。

（4）信息系统的基本功能相同。任何一种信息系统都有五个方面的基本功能，即①信息的收集与记录；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。无论手工会计信息系统还是电算化会计信息系统，要达到系统目标，都必须具备上述五个功能。电算化会计信息系统的功能由于使用了现代的工具和科学的管理体制，因此比手工会计信息系统的功能更强。

（二）两者的不同点

（1）运算工具不同。手工会计信息系统使用的运算工具是算盘、计算器等，计算速度慢、出错率高；而电算化会计信息系统的运算工具是不断更新换代的计算机，数据处理过程由程序控制计算机自动完成，运算速度快，准确率高，并且可存储大量的运算结果。

（2）信息载体不同。在手工会计信息系统中，会计信息的载体是凭证、账簿和报表等纸介质，这些会计信息不经任何转换即可查阅。而在电算化会计信息系统中，会计信息本记录在U盘、硬盘等电子载体中，这些电子介质中的会计信息是以肉眼不可见的形式存在的。以电子载体记录和存储的会计信息具有体积小、查找方便、易于保管和复制迅速等优点。其缺点是很容易被删除或被篡改而不留痕迹，且电子介质容易损坏而导致信息丢失。因此，建立电算化会计信息系统必须解决好如何保证会计信息的安全可靠等问题。

（3）会计信息的表示方法不同。在手工会计信息系统中，会计信息主要用文字和数字表示。而在电算化会计信息系统中，为了使会计信息更便于计算机处理，大量的会计信息要加以代码化。例如，常见的会计科目、部门、职工、产成品、材料、固定资产、主要客户或供应商等都需要用适当的代码来表示。会计信息代码化便于计算机进行数据处理，但不便于人们对会计信息的阅读、理解和使用，因此，科学合理地进行代码设计是电算化会计信息系统设计的基础内容。

（4）信息处理方式不同。电算化会计信息系统改变了手工会计信息系统由许多人分工协作共同完成记账、算账、报账的工作方式。各种凭证一经输入，便由计算机自动完成各种工作，账、证、表间的核对钩稽关系在计算过程中由程序自动给予保证。各类人员的工作内容也随之发生改变，工作变得简便、更易操作，这使得会计人员有更多的精力从事对财务活动的分析和控制。同时，由于计算机的信息处理速度和加工速度比手工有较大提高，会计工作也由原来的核算型向管理型发展。

（5）内部控制制度和控制方法不同。在手工会计信息系统中，为了提高系统处理会计信息的准确性和可靠性，也为了查错防弊、加强财务管理，需要采用一系列内部控制方法，建立起一整套内部控制制度。其主要措施是通过会计人员之间的职责分离来实现相互牵制，并由人工完成各种检查、核对和审核等工作。在电算化会计信息系统中，由于会计信息由计算机集中化、程序化处理，会使手工会计信息系统中的某些职责分离，相互牵制的控制措施也会失去效用，同时，计算机电磁存储介质也不同于纸张载体，其数据容易被不留痕迹地进行修改和删除。因此，为了系统的安全可靠，为了系统处理和存储的会计信息的准确与完整，必须结合电算化会计信息系统的特点，建立起一整套更为严格的内部控制制度。这些内部控制措施除了包括有关电算化数据处理的制度、规定和人工执行的一些审核、检查外，还包括很多建立在应用系统中，由计算机自动执行的一些控制措施。

（6）信息输出的内容和方式不同。电算化会计信息系统所能提供的会计信息无论在数量上还是在质量上都远远优于手工会计信息系统。具体表现在：利用计算机对会计数据进行批量处理和实时处理，大大地提高了会计信息处理的及时性，缩短了会计结算周期，可以做到日结算或周结算，从而及时地提交日报、月报、季报和年报。会计数据的集中管理可实现一数多用、充分共享、联机快速查询、远程信息交换和网上查询等。通过建立数学模型辅助进行财务管理，全面开展财务分析、控制和预测及决策工作，突破手工处理的局限性，扩大了会计信息的运用领域，为会计信息的深加工和再利用提供更加广阔的前景。

（7）会计档案的保管形式不同。手工会计信息系统的会计信息是以纸质作为载体进行保存的；在电算化会计信息系统中，会计档案的保存方式变为以磁性介质为主、纸介质为辅，因此，不仅要建立纸介质会计档案的管理制度，而且还要建立健全严格的数据备份、数据恢复等与计算机电磁存储介质相关的数据保管制度，并使会计资料保存的环境在温度、湿度等方面符合电磁介质的要求。

（8）系统运行环境要求不同。电算化会计信息系统所使用的计算机、打印机、通信设备等精密设备，要求防震、防磁、防尘、防潮，所以系统运行环境必须保证计算机硬件的正常运行。