第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

一、会计电算化岗位的分类

建立会计电算化信息系统的岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工，各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，有利于落实责任和会计人员分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则，“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。

依据上述原则，可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化信息系统的岗位一般可划分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗位、稽核、会计档案管理等工作岗位。基本会计岗位人员要求持有会计证，可以一人一岗、一人多岗或一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计人员还应当有计划地进行轮换，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。会计人员还必须实行回避制度。

电算化会计岗位可设电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管、软件开发等岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，单独设立一些必要的电算化岗位，其余岗位可不单独设立，由人兼任。

二、会计电算化岗位责任制的基本内容

（一）电算主管的要求与责任

电算主管要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算主管可由会计主管兼任，其岗位职责如下：

（1）负责电算化会计系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。

（2）负责协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。

（3）负责计算机输出账、表、凭证的数据正确性、及时性，并检查相关工作。

（4）负责建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。

（5）负责完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。

（6）保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

（二）软件操作员的要求与责任

会计电算化的软件操作员负责会计数据的录入与输出工作，能够使用会计电算化系统的部分或全部功能。软件操作员要根据会计电算化制度的要求，严格执行计算机硬件、软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。基本会计岗位人员可兼任软件操作岗位的工作。软件操作员的工作职责如下：

（1）负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机，未经审核的会计凭证不得录入计算机。

（2）应严格按照操作程序操作计算机和会计软件。

（3）数据输出完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交数据审核员复核；对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。

（4）根据数据审核员核实过的会计数据进行记账，并打印出有关的账表。

（5）每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。

（6）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。

（7）离开机房前，应执行相应指令退出会计软件。

（8）每次操作后，应按照有关规定填写上机记录。

（9）出纳人员应做到“日清月结”，现金出纳每天必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对，银行出纳每月都必须将银行存款账户的余额与银行对账单进行核对。

（10）由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。

（11）操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。

（三）审核记账员的要求与责任

审核记账员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗位可由会计主管兼任。审核记账员的工作职责如下：

（1）负责审核原始凭证的真实性、正确性与完整性，对不合规定的原始单据取消作为记账凭证的依据。

（2）负责对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给有关人员更正或修改后，再进行审核。

（3）负责对操作人员录入的凭证进行审核并及时记账，并打印输出有关账表。

（4）对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。

（5）审核记账人员不得兼任出纳工作。

（6）结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。

（7）为保守本单位经济秘密和保证会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

（四）电算维护员的要求与责任

电算维护员要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中、高级知识培训。此岗位应由专职人员担任，其岗位工作职责如下：

（1）负责系统的安装和调试工作。

（2）负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。

（3）负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作。

（4）保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

（五）电算审查员的要求与责任

电算审查员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗位可由会计稽核人员兼任。电算审查员的工作职责如下：

（1）负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

（2）负责审查电算化会计系统各类人员的工作岗位的设置是否合理，制定的内部牵制制度是否合理，各类人员是否越权使用软件，防止利用计算机进行舞弊。

（3）当发现系统问题或隐患时，应及时向会计主管反映，提出处理意见。

（六）数据分析员的要求与责任

数据分析员要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗位可由会计主管兼任。数据分析员的工作职责如下：

（1）负责对计算机内的会计数据进行分析。

（2）制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间，为企业经营管理及时提供信息。

（3）每日、旬、月、季度、年，都要对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位领导提供必要的信息。

（4）负责提供本企业重大项目实施前后及过程中需要的会计数据分析报告。

（5）能根据单位领导提出的分析要求，及时利用会计数据进行分析，以满足单位经营管理的需要。

（七）会计档案资料保管员的要求与责任

会计档案资料保管员要求具备档案保管的知识，达到电算化初级知识水平，其职责如下：

（1）负责会计电算化系统各类数据备份盘及各类账表、凭证纸质资料的存档保管工作。

（2）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。

（3）按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关会计数据的备份盘和账表凭证等纸质会计档案资料。

（八）软件开发员的要求与责任

软件开发员的要求是计算机专业人员且熟悉会计业务工作流程，其岗位应为专职人员，其工作职责如下：

（1）负责本单位会计软件开发和维护工作。

（2）按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。

（3）软件开发人员不得用会计软件进行会计业务处理。

（4）按电算主管的要求，及时完成对本单位会计软件的修改和更新，并建立相关的文档资料。

三、会计电算化岗位权限的设置

上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。

针对会计电算化各岗位应设置相应的权限，比如，记账人员应有查询凭证、修改凭证等相应的权限。会计电算化各岗位及其权限的设置在账套初始化时就应该完成，电算主管负责定义各操作人员的权限，在平时的工作中，可根据人员变动做出相应的调整。各操作人员只有修改自己密码的权限，无权更改自己及他人的操作权限。涉及操作权限的调整与变更的，须由会计主管负责调整。