第一节 公文格式
公文格式是公文各种要素排布的外在表现形态。它包括两种类型：一种是法定格式，即由国家有关部门通过法律、法规、规章等明文规定的外部格式结构，如：国家标准局制发的《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》（国家标准GB 7713-87）、国家质量技术监督局制发的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）、国家科委制发的《关于发送“技术鉴定证书”使用格式的通知》和《发明申报书编写说明》，以及《中华人民共和国合同法》对合同范本、《中华人民共和国统计法》对统计报表的规定等；另一种是约定格式，即在长期的公文写作的实践活动中形成的、为人们所习惯和认同的相对固定的表达格式，如调查报告、计划、总结、会议记录等文种的表达要素的排布结构即属于此种情况。法定格式来源于约定俗成的格式，而约定俗成的格式为法定格式奠定了基础。
下面着重介绍国家行政机关公文的格式。国家行政机关的公共管理职能以及它对社会公共管理的强制性、导向性，使其公文格式不仅仅在行政机关强制执行，而且在其他国家机关、各种企业、事业等组织中也广泛应用，所以了解行政机关公文格式对各类组织编制规范的公文具有重要的指导意义。
根据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）的规定，国家行政机关公文格式分为一般格式（以下简称“文件格式”）、特定格式（信函式格式、命令格式、会议纪要格式）两种。
一、文件格式
文件格式，由眉首、主体和版记三部分构成。置于公文首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。
眉首位置是相对固定的，它相当于文件的“头”，故又俗称为“文头”、“红头”。主要包括以下要素：
公文份数序号是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于在日常公文管理中明确管理人员的责任。主要适用于具有秘密等级的或需清退的公文。
标识位置：用阿拉伯数字在版心左上角第1行顶格标识。通常根据印制数量来确定编制几位数的序号，例如：需印制1~99份的，从“01”开始编写；需印制100~999份的，则从“001”开始编写。不应在份数序号前加上一长串“0”，如“00000001”就没有使用价值，但一般也不直接写作“1”，避免将其误看做其他数字符号。
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密三种。标识此项目的主要作用是便于公文管理、确保公文安全。
标识位置：用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与保密期限，用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，例如：“机密★一年”。国家秘密的保密期限，除特殊情况外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。保密期限在1年及1年以上的，以年计；保密期限在1年以内的，以月计。
表明公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。其作用在于提示公文办理的时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。
标识位置：用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识于版心右上角第1行，紧急程度顶格标识于版心右上角第2行。
一般由发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，例如：“北京市人民政府文件”、“中华人民共和国农业部文件”等。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。使用简称时应注意规范性、郑重性，避免产生歧义。
单一行文时，发文机关名称“一”字排开；联合行文时，主办机关排列在前面，协办单位依次排列其后，如行政机关与同级或相应的党的机构、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字在各单位名称右侧居中位置。如联合行文机关过多，则必须保证公文首页显示正文。
标识位置：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，为了便于方便签批，发文机关标识上边缘至版心上边缘可增加为80mm；如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
发文机关标识居中排布，一般使用小标宋体字，用红色标识，以凸显公文的权威性和郑重性。字号以醒目美观为原则酌定，一般应小于22mm×15mm（高×宽）。
由发文机关代字、年份和发文序号组成。
发文机关代字由发文机关名称中的代字组成，编制机关代字时要力求做到明确、简洁、规范，不应产生歧义。例如：“国办发”就明确清楚，其中“国办”代表国务院办公厅，“发”代表发文的意思。现实中一些机构的发文机构代字过长，如“教人学销发字〔200×〕×号”，或者过于简略，如“办发〔××××〕×号”，都会造成表意不明。有些发文机构代字在编制中，通常还将发文机构的具体办文部门、文件的性质等标注其中。如：“×教计发〔200×〕20号”是某市教育局计划处200×年的第20号发文，“×教人函〔200×〕56号”则表明该份文件是某市教育局人事处的一份平行发文，这些表达方法也必须以简洁、规范和表意准确为原则。
年份应标全称，用4位阿拉伯数码表达，并用六角号“〔〕”括起，例如：“〔200×〕”。发文序号是一个发文机构一年内文件制发数量的统一流水号，用阿拉伯数码表达，每年年初从“1”开始，编号不编虚位（即1不编为001），顺序数字前面不加“第”字，直接表达为“××发〔××××〕×号”，如“国办发〔2008〕45号”就表明该份文件是国务院办公厅2008年制发的顺序号为45的发文。
一份公文只应标注一个发文字号。单一行文的，发文单位文件字号居中“一”字排开；联合行文的也只标注一个发文字号，一般应标注主办单位的发文字号。
标识位置：发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。发文字号之下4mm处为一条与版心等宽的红色反线。
签发人是指发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名。其作用在于对公文的制发和内容负责。上报的公文需标识签发人姓名。
其标识位置：平行排布于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，红色反线依次下移，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，红色反线与之相距4mm。
主体是公文信息内容的表达部分。主要包括以下要素：
标题是对公文主要内容的概括与揭示。其作用在于简要地概括文件的主要内容、行文目的和要求以及阅文线索，便于公文的检索、阅读和处理。通常情况下，写作公文均要求拟写标题。
标题的标识位置：在红色反线下空2行，用2号小标宋体字标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
标题的结构由发文机关名称、事由、文件名称（又称文种）三要素组成，三要素均应表达完整、明确、简洁、醒目。
发文机关名称：应使用经有关部门核准的全称或规范化简称，避免随意简化造成歧义而影响公文的严肃性。
事由：事由应与公文正文内容相一致，应防止标题和内容不符或标题过宽、过窄。事由部分大都是将公文正文内容简要概括成一个名词性词组或动词性词组，其中，名词性词组是对某项工作、事项或者问题等的概括表达，如“关于办学场地的意见”，而动词性词组是对开展某项工作、办理某项事情、解决某项工作等情况的概括表达，如“关于开展暑期社会实践活动的意见”。
通常，事由部分使用介词“关于”、“对”等与其后的词语连接，一起构成介词词组。要注意这两个词语的搭配关系：“关于”多用来表示范围，“对”多用来表示对象。“关于”后大多接动宾词组，表示一个事件的过程或进行某项工作，如“关于加强湿地保护工作的通知”；“对”后常接名词性词组，表示公文内容所涉及的对象，如“对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令”。“关于”和“对”不得重叠使用，如“关于对××××××通报”就不符合汉语语法规则。
“文件名称”：要准确、恰当地使用文种，避免混用、重叠使用或者生造文种以至于影响公文处理的效率。
公文标题结构的主要类型有：
一是三要素标题：由发文机关名称、事由、文种（文件名称）三要素组成，揭示出公文的作者、主题内容和文件的性质，使阅文者能够一目了然地了解到该文件的基本信息。适用于撰写各种行文方向、性质不同的公文。例如：“××市××局关于国有土地使用审批的通知”，其中，“××市××局”是发文作者，“国有土地使用审批”是事由，“通知”是文件名称。
二是二要素标题：由发文机关名称（或事由）、文种构成。如“中华人民共和国主席令”、“北京市公安局通告”、“中华人民共和国国务院公告”、“中国人民银行通告”、“国家行政机关公文处理办法”、“关于×××项目进展情况的报告”等。这类标题多适用于令知类、公布类、法规类行政文件，以及科技、经济类专用文件的标题。
三是单一要素标题：即只标名文件名称的标题，如“通知”、“公告”、“通告”、“布告”、“通报”等。这种标题适用于张贴公布的告知类公文。因为张贴性告知类公文行文篇幅短小，公文主题内容在简短的正文中就可以被清楚地表达出来，阅文者可以快速获知主要信息，因此标题可以简单地用文种表达。这种标题在使用时应严格限定其使用范围，在非张贴性公文的写作中应避免使用此种标题。
四是复合标题：包括正副两个标题，正标题可以是文章式的，也可以是公文要素式的，而副标题是对正标题的进一步补充说明。如“最高人民法院工作报告——200×年×月××日在第九届全国人民代表大会第四次会议上”。这种标题多用于会议类、报告类公文。
五是文章式标题：即按照一般文章的标题形式确定标题，如“继往开来与时俱进全力以赴向国家级示范性高中冲刺”、“乡村关系冲突现象剖析”、“崛起广厦千万间”等。这种标题多适用于工作报告、总结报告、述职报告、调查报告等各种报告类公文。
拟写公文标题应遵守逻辑规则、语法规则以及有关的要求，规范地表达公文内容等主要信息。标题的字数一般不超过50字。
标题不是一个句子，而是以文件名称为中心词的一个偏正词组，因而在标题中一般不加标点符号，但下列特殊情况除外：转发法规性文件的标题，可以使用书名号将被转发文件括起，如“关于转发《××××××管理办法》的通知”；标题中有并列词语的，并列内容之间可使用顿号停顿，如“××局关于表彰章××、王××同志先进事迹的通知”；标题中使用缩略词以及具有特定含义的词语时，应当使用引号，如“关于‘5·12’汶川大地震灾后重建×××的决定”；标题中某一部分需要注释或者说明时使用圆括号，如“关于印发《×××××管理办法》（暂行）的通知”。
主送机关是对公文负有主办或答复责任的机关。
主送机关的标注有三种方法：一是直接使用主送机关的全称，如“中华人民共和国财政部”；二是使用主送机关的规范化简称，以不产生歧义为原则，如“中华人民共和国国务院”的简称为“国务院”；三是使用同类型机关的统称，如“部属各高等院校”、“下属各单位”等。
主送机关的标注要求：一要准确，主送机关必须是具有该公文受理权限的单位；若公文内容是涉及几个单位职能的事项，其主送机关应当是主办单位，对其他单位可采取抄送形式。二要规范，要使用全称、规范化简称或者统称。主送机关较少时，应使用全称或规范化简称列出所有的主送单位；主送机关较多时，应使用统称或简称。三要有序，一般应按主要执行单位在前的原则排列，各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，一般是同一层级、同一性质的机关之间使用顿号，不同层级、不同性质的机关之间使用逗号分隔。
主送机关的标识位置：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关的表达方法。
公文的主体部分，用以表示文件的信息内容。正文的结构一般分为导语、主体与结语。
正文的标识位置：在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
正文内容表达请参见本章“公文结构”的相关内容。
附件指附属于公文正件的其他公文、图表、名单等。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。
公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。
附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时应标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号），以方便阅读，防止附件散乱、丢失。
成文日期表示公文的形成时间。
确定文件成文日期的原则是：一般公文以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）领导人的签发日期为准。
拟写成文日期的要求：用汉字标全年、月、日，年代、月份、日期数字用小写的汉字数字表达，年代要用4位数字表达，“零”写为“〇”，例如：“二〇〇八年八月八日”。
通常，成文日期的位置应在公文正文末尾右下方的落款处，联合行文根据发文机关数量来具体确定，请参见本节“公文生效标识”的相关内容。
公文生效标识是指发文机关印章或签署人姓名。
印章代表发文机构的职权，一般公文均应加盖发文机关印章。不加盖印章的如会议纪要、上报的意见等文件，常作为其他公文的附件，从而也就借助于其他公文的正文的印章来确定其法定效力。而命令（令）则是通过有关单位正职负责人签署自己姓名的方式来确定其法定效力，合同、协议书等公文往往具有印章和签署两种生效标识。
用印方法分为单一发文用印和联合行文发文用印两种情况。
单一发文用印：单一发文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期；当印章下弧无文字时，采用下套方式（即仅以下弧压在成文日期上）；当印章下弧有文字时，采用中套方式（即印章中心线压在成文日期上）。
联合行文用印：联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字居中排布；主办单位印章在前；两个单位的印章均压成文时间，印章用红色；两个印章只能采用同种印章加盖方式，以保持印章排列整齐；两个印章间不相交或相切，相距不超过3mm。联合行文需加盖3个以上单位印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在各自的名称上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余1个或2个印章，应居中排布；印章之间不得相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。
联合行文用印还须注意：联合上行文时由主办单位加盖印章即可，联合下行文时各单位均需用印。
此外，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附注是指对公文内容或有关事项、办文要求的注释与说明。例如：说明公文的阅读范围、使用方法、上行文的沟通信息如“联系人”和“联系电话”等，其格式如下：（此文发至×××级）或（联系人：×××，联系电话：×××××××）。
附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及方便文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全性。
公文如有附注，其位置在成文日期之下1行，居左空2字，加圆括号，用3号仿宋体字标识。
版记标识公文处理与管理的有关信息。版记中各要素之下均加一条反线（宽度同版心）；版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记主要包括以下要素：
主题词是用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文秘部门依据公文主题及时、快捷地处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。
主题词居左顶格标识，“主题词”用3号黑体字，其后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
主题词的标引方法参见本节“（四）主题词的标引”的详细内容。
抄送机关是只需要了解公文内容的单位。
抄送机关在主题词下一行标识，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，其后用全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，其标识方法同抄送机关。
印发机关和印发日期用于标识公文承制部门的名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说，便于受文者了解公文的制发过程，为受文者与制发者的联系提供便利。印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准。
印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发日期用阿拉伯数字标识。
页码是公文每页的顺序号，保证公文不散页、不丢失。页码用4号半角阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm；单页码居右空1字，双页码居左空1字。非空白页（即有图文）必须编页码。空白页和空白页以后的页不标识页码（包括印有版记的那面），以防止在空白页私加文字。
在具体的写作活动中并不是所有的行政机关公文格式的基本要素，都必须标识齐全，各机关行文时可以灵活地根据自身的不同职能活动、业务范围、公文信息内容来选择与其相适应的基本要素。如在眉首部分的发文机关标识、文件字号是必需要素，序号、秘级、紧急程度等不需要时也可不选用；主体部分的标题、主送机关、正文、成文时间等是必备的要素，附件和附注等可据内容选用。版记部分的主题词、印发机关、印发时间和页码应标注，抄送机关可选用。
上述项目的排布式样如图3-1至3-6所示（注：本书中的公文格式样式图仅为各项目排版位置的示意图。其中，文字的实际大小与线段的长宽尺寸等详见本节相应要素的文字叙述内容。），其中，样图中版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
图3-1 公文首页版式秘密
图3-2 上报公文首页版式
图3-3 公文末页版式
图3-4 联合行文公文末页版式1
图3-5 联合行文公文末页版式2
主题词是揭示公文主要内容和形式的经过规范化处理的词与词组。其主要作用在于与公文标题相配合，进一步简要而精确地揭示公文内容，为主题检索提供标识，为公文处理的标准化和现代化奠定基础。主题词是法定公文格式中的重要数据项目之一。
目前，在实际的公文写作实践中，人们在主题词标引工作的规则和方法等方面存在着认识上的不一致。有的认为公文主题词顾名思义就是反映文件“中心内容的词语”，因而主题词标引将主题概念的词语写下来即可；有的认为公文主题词就是描述文件中的“主要事物、问题或者客观对象的词语”，主题词标引就是将这些表达“事物”、“对象”的词语写出来，等等。这些认识在一定程度上都有其合理性，但是从主题词标引的目的和作用来看，还存在一定的局限性。因为公文的内容，除了包括“中心内容”、“主要事物”外，还包括“非中心内容”、“非主要事物”，而上述认识恰恰忽视了“非中心内容”、“非主要事物”在公文检索和公文管理中的作用。此外，还忽视了“主题词”与“主题概念”的区别，主题概念的获取应经过分析、概括而形成，简单、直接地抽取概念而不将其转换为经过规范的主题词，往往就无法很好地满足公文检索和处理的需要。因此，在标引主题词时，应正确认识主题词标引的范围、规则和方法。
根据主题词标引的目的和作用，主题词标引的范围应包括：反映公文内容的概念、反映主题分类状况的类别词和反映公文空间、时间、类型等特征的概念。
反映公文内容的概念是主体因素，它具有独立的检索意义，是主题标引的主要成分，包括事物、对象及其性质、状态、特征、方式方法、过程、条件等概念因素。这些因素具体指公文的“中心内容”、“主要事物”以及具有独立检索意义的“非中心内容”、“非主要事物”。它们是提高公文处理效率和检索效率的关键因素。
反映主题分类状况的类别词，表示公文的类别属性。标引类别词的主要作用在于将检索的公文框定在一个特定的类别中，避免计算机批量检索公文时出现过宽或过窄的现象，从而导致漏检。因此，规范的类别词是提高公文查准率和检索速度的重要的辅助因素。
反映公文的空间、时间、类型等特征的概念也是辅助因素，包括国家、地区、机构、环境，精确时间或模糊的时期、年代与阶段等，它们说明或限定主题事物或对象所处的特定的空间范围、时间范围或文件类型，这些因素如离开特定的主题因素一般不具有独立的检索意义，它们是主题标引的辅助成分。
公文主题词的主题因素、类别因素、类型因素等决定了公文检索时的查准率和查全率，因而是不可缺少的标引项目。空间、时间等辅助因素可根据每一份公文的具体情况而加以选择。例如：《××××文化公司关于北京市成人教育市场的调查报告》中的“北京市”是限定公文主题“成人教育”的空间位置的，这一空间位置对检索这份公文具有重要的限定作用，因此应该标引出来。又如：《北京市人民政府关于节约用水的通告》中公文作者的权限范围与公文的适用范围一致，因此尽管公文本身是针对北京市的，但文中不强调“节约用水”的空间位置，“北京市”则可不标引出来。
要想主题词标引规范化、标准化，就必须遵循以下规则：
第一，客观、全面地进行主题词标引。主题词的标引应以公文的实际内容为依据，真实、客观地反映公文主题，切忌主观性和随意性。
第二，一份公文的主题词数量，除了类别词和类型词之外，最多不超过5个。主题词应标注在公文抄送机关之上的主题词项目后，主题词之间空一个汉字的位置，不得使用“，”或“、”等标点符号来分隔，最末一个主题词后也不使用任何标点符号。
第三，依据《国务院公文主题词表》以及各组织制定的专业主题词表标引公文主题词。为了使同一系统、同一部门内部使用的主题词概念规范化和标准化，有关部门制订了主题词表。国务院办公厅秘书局制订了《国务院公文主题词表》，政府的各职能部门可根据此表，结合本机关的业务和职能制定相应的主题词表，如《财政部公文主题词表》、《农业部公文主题词表》等。按照主题词表进行标引，可以保证主题标引的准确性和一致性，更好地适应现代办公联机检索与管理公文的需要。
第四，一份公文主题词的排列顺序如下：先标注类别词，再标类属词，最后标注公文类型词（文种）。公文类属词之间的排列，一般按概念从小到大的顺序排列；如果公文具有表示空间和时间的辅助因素，应将其标注在类属词之后、公文类型词之前。例如：《建设部关于进一步加强城市规划工作的通知》的主题词的排列顺序应为“城市建设 城市规划 通知”。又如：《××市教育局2007年财务决算报表》的主题词的排列顺序应为“财政 财务 决算 2007年 报表”。
针对一份公文来说，其类别词和类型词往往可以从主题词表中直接找到，这样，标引工作的主要内容就是对公文类属主题词的提炼和概括。公文类属主题词的提炼通常按照如下步骤进行：
第一，分析主题。要对公文进行主题标引，就必须知晓公文的内容和特征，正确地分析公文的主题。主题分析通常采用单主题分析法、多主题分析法。
单主题分析法，即从公文中只能分析出一个主题。大部分公文都是单主题公文。例如：《关于给予章××同志警告处分的决定》，其主题是“给予章××同志警告处分”；又如某大学《关于200×年学生军训工作的安排意见》的主题是“学生军训工作”；《中共中央、国务院关于加强农村基层干部队伍建设的决定》的主题只有一个，即“农村基层干部队伍建设”。
多主题分析法，即从公文中能够提炼出两个或两个以上的主题。在多个主题之间存在着并列和从属两种关系，其中并列的情况较多。例如：××市人民政府《关于节约用水、用电的紧急通知》的主题是“节约用水用电”，其中就包含了“节约用水”、“节约用电”两个并列的主题；《×××关于加强婚姻管理和制止早婚早育的意见》的主题是“婚姻管理和早婚早育”，其中，“早婚早育”这个小主题从属于“婚姻管理”这一大主题。
第二，概括主题概念。公文的主题以概念的形式存在，在语言上表现为一个个“词”或“词组”。通常，单主题概念常以“词”为中介来表达，而多主题概念常以“词组”为中介来表达。多数情况下单主题通过几个概念之间的限定或交叉关系来表达；而多主题是通过概念（“词”或“词组”）之间的并列或从属关系来表达。总之，要使主题概念准确地表达公文的主题，就必须对其进行分析、归纳、比较、抽象、概括。在概括主题概念的过程中，应特别注意：
与公文主题的专指性要求相一致。主题分析后概括出来的主题概念应与公文的实际内容相一致。例如：某份“天然气开采”的文件，其主题概念标引为“能源开采”就造成主题概念过于笼统，概念的指向性不明，不利于公文检索。
正确把握主题概括提炼的全面程度。在多主题的公文中，往往包含两个或两个以上的主题，在主题概念的提炼过程中应将所有的主题概念都概括提炼出来，这样可以提高文件的查全率。例如：某市人民政府《关于加强种子、化肥和农药经营管理的通知》中，包括了“种子经营管理”、“化肥经营管理”和“农药经营管理”三个具有独立检索意义的主题，在标引时就不应省略其中的任何一个或两个主题概念。但是，多主题提炼时不是主题概念的全面度越高越好，也不是主题概念的全面度越低越好，事实上，那些没有多少检索意义的虚假主题会导致过度标引，降低检准率。
第三，主题概念的转换。这是将主题概念的自然形式的语言转化成规范化的主题词的过程。主题概念的转换分为直接转换和间接转换两种。通常首选直接转换，当直接转换无法完成时，再选择间接转换。
直接转换，是指主题概念无须分解，就可以直接转换为主题词表中的主题词。由于主题词表中收录的词大都是具有组配能力的简单概念，因此适用于这种转换方法的主要是简单概念的主题，例如：《关于减轻农民负担的通知》中的“农民负担”、《关于防沙治沙工作的意见》中的“防沙治沙”均可以在主题词表中找到意义相同的词语。直接转换不单纯追求主题概念与主题词在字面上的一致，而是在保持主题概念不变的情况下，更加注重两者在概念内涵和外延上的一致性，例如：《关于进一步开展拥军优属、拥政爱民活动的通知》中的“拥军优属、拥政爱民活动”可转换成词表中收录的“双拥活动”，尽管其在字面上不同，但其内涵和外延却是一致的。
间接转换，是指当不能直接从词表中选出最恰当的主题词来表达某一个主题时，可采用组配标引、上位词标引、自由词标引等方式转换。此时，选择转换主题词方式的优先顺序依次是：组配标引—上位主题词标引—自由词标引。
组配标引，是将主题分解成若干个简单概念因素，并将其转换为与词表中相对应的主题词，使之组配起来专指表达公文主题。组配标引包括限定组配和交叉组配，在实际操作中应优先选用限定组配。例如：某市人民政府《关于进一步深化经济体制改革的决定》的类属主题词就可限定组配标引为“经济结构经济制度改革”。
上位词标引，是当词表中找不到准确反映公文主题内容的类属主题词时，通过选择其上位类属词或类别词中适当的词来表达，例如：《××××关于加强中药、西药管理的通知》，在词表中找不到“中药”、“西药”，这时就可以用词表中能够找到的上位词“药品”来代替。
自由词标引，是当词表中找不到准确反映公文主题概念的类属主题词和类别主题词时，直接标注自然语言形式的词或词组。同时应将这些自然语言状态的词或词组记录下来，附加在相应的类别条目之下，并在该词后面加“△”，以便与正式主题词相区别，待主题词表修订时再添加到各类属类词后面成为正式的规范主题词。
总之，主题词的标引是公文写作活动的一个重要组成部分。随着电子政务和电子商务活动的不断推进，电子公文将会越来越多。要在流动的电子流中及时准确地找到所需的公文信息，公文主题词检索将是最常用的检索途径。因此，对公文进行主题词标引将有助于提高公文处理和检索的效率。
（五）公文中表格的编排
表格是按项目画成格子，分别填写文字和数字的书面材料。表格表述是普通文字表述的延展，从表达公文信息的角度看，它是文字语言的有益补充。对于一些需要叙述与引用大量数据或者进行对比性表述的公文，文字陈述明显地存在局限性，而借助于具有较强的对比、分类功能的表格，则可以使信息表达得简洁、明快。表格的尺寸设计，一般应以能被容纳在一个版面内为限，尽可能不用插页表和转页表。
表格一般由表题、表项、表文和表注构成。
表题，如一篇文章的标题一样，是对一个表格内容的定性概括。表题由表号和表题文组成。表号为表格的顺序号，用阿拉伯数字标注；表题文必须准确地反映表格文字的意义。表题放在表格的正上方，表号与表题文之间空一个汉字的位置，居中排布。公文正文中插入表格，标注为“表1 ××××一览表”；公文正文后附加表格（附表），还应同时在附件说明中标注“1.××××市场运行监测周报表”。
表项，是表格中具体内容的项目名称和类别。表项的表达，必须精练完整，不能缺项，以避免出现错误信息。表格横线之间为行，竖线之间为列（栏）。在每行和每列的第一格内所写的文字或符号分别称为行题（左）和列题（上）。而第一行与第一列的交汇处称为栏头，其他部分为项目栏。栏头，可用对角线分为两半，分别概括行题和列题的内容；也可把栏头作为行题或列题，对第一行或第一列进行概括。一般情况下，行题所提出的是事物对象，列题所标示的是工作中所需要表达的项目。在标注行题和列题时，应从上到下，从左到右，按照一定的逻辑顺序标出。表项的排列，应以突出问题的重点和实质为目的进行逻辑组合，使阅文者能方便地理解和接受信息，以免造成歧义。
表文，是表格中的核心部分，即表格所表述的内容。这些内容常常是一些数据，也可是文字。表格中的数据应准确无误，书写清楚。表中文字的写法，要简明扼要，横写与竖写应全表统一，文字较少时可居中书写；表中数字的写法，要上下对齐，小数以小数点为准对齐，小数点后的位数应统一。表中计量单位的标注，如各栏参数的计量单位相同，应将单位写在表的右上角，即在表题后空一格书写或包括在表题中；如多数参数的计量单位相同，可将该单位写在表格的右上角，将其余单位写在有关栏内。若相邻栏目的计量单位相同，可合并写在它们共同的栏目内。
表注，是对表格中一些项目和数据的注释与说明。表注的位置在表格的底线下方，文字一定要简练，最后用句号。注释或说明标记可用星号“﹡”标在所注对象的右上角。注释多于一个时，应编顺序号，如“1.……。2.……”。如果表中需要说明的项目较多，在表格外用表注文字叙述时不易理解或所需文字过多，可以在表格的最右一列或最下一行设“备注栏”。
近年来，政府以及企事业单位都在推行公文的表格化，目的在于简化公文，提高公文写作与处理的效率。通常，表格多与文字文本结合形成公文，有时单一表格也可以作为独立公文。与文字文本配合形成公文的，表格可以在公文正文中，也可以用附件形式附在公文正文的后面。公文正文后的附表，有助于进一步补充、论证以及说明公文正文的内容。
公文中附表的编排分为两种情况：一是横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。这样的放置可保证连续编排的表格可以依次向下顺序翻看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边的情况，阅读公文时就要反复颠倒来看，很不方便。二是A3纸型表格，表格的开本比较大，注意当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
二、特定格式
公文的特定格式有：信函式格式、命令格式和会议纪要格式。
信函式格式，是区别于上述“文件格式”的一种特定格式。主要适用于政府各部门及其内设机构处理日常事务的平行文或下行文。
信函式格式与以文件格式制发的各种公文具有同等的法定效力。二者在外在格式上的不同主要表现在：
1.发文机关标识不同。信函式格式的发文机关标识（版头）只标明发文机关名称，发文机关名称一般使用全称，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm；而文件格式一般需要在发文机关名称后加上“文件”字样，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm，版心上边缘至上页边的距离为37mm。
2.分隔线不同。信函式格式的发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。而文件格式的文头与正文之间的分隔线只有一条红色反线（156mm）。
3.各要素的标识位置不同。信函式格式的秘密等级、紧急程度、发文字号等要素都在武文线之下。其中秘密等级、紧急程度在武文线下1行版心左边缘顶格标识，发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。而文件格式的秘密等级、紧急程度、发文字号等要素分别在红色反线之上标识。
信函式格式中除了上述变化外，其他各要素的标识方法均同“文件格式”。
应注意“函的形式”与“函的文种”的不同。“函的形式”是区别于“文件格式”的一种公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，“函”这种文种采用信函式格式的情况较多，但绝不意味着只有“函”这一种文种能够使用。以“函的形式”发文应当选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种，例如：通常，政府各部门及其内设机构处理日常事务如商洽工作、询问和答复问题、审批事项的平行文或下行文，诸如函、通知、批复、意见等文种均可以选择使用信函式格式发文。
信函式格式的样式如图3-6所示。
图3-6 信函式格式首页版式
命令格式是颁布命令（令）的特定格式。《国家行政机关公文处理办法》规定：命令（令）适用于依照有关法律规定来发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。命令（令）的内容具有很高的权威性，是国家行政机关发文的最高级形式。为命令（令）设定特定格式有助于从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。
命令格式的主要要素有：
1.命令标识，由发文机关名称后加“命令（令）”字组成。发文机关名称应使用全称。如农业部的发文机关名称就是“中华人民共和国农业部”。发文机关标识用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
命令标识的位置：命令标识的上边缘距版心上边缘20mm。如果是联合发布的命令（令），排列在首位的发文机关名称也要在此处标识，其余机关名称下移，发文机关名称右侧的“命令（令）”字上下居中。
2.令号，一般由“第”字加命令发布的顺序号组成，即“第×号”，如“第10号”。在命令标识下边缘空2行居中标识令号，令号用庄重的黑体字。
3.正文，令号之下空2行标识正文。正文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。正文各要素表达与“文件格式”的相关要素表达相同。
4.签名章，正文下l行右空4字标识签发人签名章。签名章左空2字标识签发人职务，命令（令）的签发人应是发文机关的正职领导；如果是联合发布的命令（令）的签发人职务应标识全称，如“××部部长”。
5.成文日期，签发人签名章之下空1行右空2字标识。
命令（令）的版记格式与“文件格式”相比有一点不同，即命令（令）的主送机关和抄送机关统称为分送机关，标识在版记中的主题词之下，其标识方法同“文件格式”的抄送机关。命令格式的其他要素的标识方法均同“文件格式”的相关要素的表达。
命令格式的样式如图3-7所示。
图3-7 命令格式首页版式
会议纪要格式是用于会议纪要行文的特定格式。会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的，主要印发给与会者备忘和存查，同时起到交流会议情况的作用，不加盖印章。会议纪要可以上报，也可以下发，一般只发给与会议纪要所涉及内容有关的单位。
会议纪要格式的主要要素有：
1.会议纪要的标识，由会议名称加上“纪要”二字（即“××××会议纪要”）组成，例如：《××市人民政府全体会议纪要》、《××省人民政府常务会议纪要》、《××市人民政府专题会议纪要》、《××××市人民政府市长办公会议纪要》等。会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。位置同“文件格式”的发文机关标识，即会议纪要标识上边缘至版心上边缘25mm。
2.会议纪要的编号，根据会议召开的顺序次数编写，如“第10次”，由于会议纪要标识中已标明会议名称，单独标注“第×次”不会造成歧义。
3.制发机关与印制日期：分隔线上方平行排布，制发机关居左空1字，印制日期居右空1字排布。
4.正文，交代会议讨论和议决的主要事项的具体内容。由于会议纪要标识中已标明了会议名称及文种，因而其正文标题一般情况下可省略，在分隔线下方空2行标明与会人员情况、议题，或者直接撰写会议纪要正文。
会议纪要格式与“文件格式”相比有一点不同，即会议纪要的主送机关和抄送机关统称为分送机关，标识在版记中的主题词之下，其标识方法同“文件格式”的抄送机关。会议纪要的其他要素的标识方法均同文件格式。
会议纪要格式的样式如图3-8所示。
图3-8 会议纪要格式首页版式