第六节 忙而不乱的反复确认法

很多人的工作状态都异常繁忙，有的人处理得井井有条，而有的人却拖泥带水不得要领。诚然，这受很多因素影响。但沟通不顺畅、不明朗、不到位是相当重要的影响因素。

前不久，总经理交代我把目前OA（办公自动化系统）里面涉及的流程都打印出来拿给他。我没多想，就叫信息员小王把OA里的流程给我。过了一会儿，小王过来问我：“表单也一起打印吗？”我想了一下说：“打印吧！”过了一个小时，小王拿着一沓打印出来的表格和流程图给我。我一看头就大了，怎么会有这么多？心里虽然有疑虑，但我还是整理一下拿给了总经理。总经理一看：“这么多流程？”“对，这里面包含了表单和流程图。”“打印表单做什么呢？我只要流程图就好了！拿回去把表单分出来，把流程图给我！”

我立即意识到，是我这边出了问题。我没有确认总经理要什么，就直接把任务交代给下属去办，即使后来对下属拿来的资料心存疑虑也没有再次确认，而是直接交给了总经理，最后导致工作重做。如果我能事先确认领导的意思，在过程中发现不对劲再确认，那么结果就是另一种情况了。

这只是个小事例，工作中经常会遇到比这更复杂的沟通事项，需要反复确认才能避免因沟通不到位产生返工、无用功现象。那么，要在什么时候反复确认呢？

反复确认最好在事前，即执行前，想一想再去做，把所有疑问和可能产生的问题做事先沟通。过程中如果遇到疑问或事先未预料的情况，就及时再次确认，以便做出调整。事后也要核对执行结果再报送上级。

这是对上确认，对下确认亦是如此，下属执行前要确认其是否真正领会任务的内容。事中要检查下属执行是否符合要求，事后要检查执行结果。

不管是事前、事中，还是事后，我们在确认时都要讲究方法。除了传统的口头确认，更值得借鉴的是把确认过程落实到纸面上，或利用其他文字载体，如邮件等。这样做一来可以让发起方更清晰、明了地表达沟通事项，尤其是在沟通事项较多的情况下，更容易做到条理清晰、层次分明；接收方也不会搞混。二来，因为有据可循，还可以避免推诿、否认、搪塞等状况发生。

这里多提一句，有的公司氛围不好，因为害怕承担责任，相互推诿，成了一种风气。比如，领导交代一件事，这件事需要行政部与营销部配合完成，结果中间出现问题，行政部说是营销部没交代清楚，营销部说已经讲得很清楚，是行政部理解有误。这样一来领导不好追责，更重要的是不知道从哪里下手解决类似的问题。这个时候，文字资料就可以显示出它的积极作用。我们公司的常规做法是发工作联系单，发起方填写，接收方确认。表格如下：

工作联系单

当然，这只是内部沟通文件的一种，有些是多个部门同时沟通，要求形成一致的意见，这个时候可以制作会签单，扩展到各部门签字。在网络上搜索会有相关参考，这里不多加赘述。

除此之外，也可以通过发送邮件，请对方以邮件回复的形式进行确认。还可以通过会议记录、会议笔记等，就一致意见要求签字进行确认。

以上是部门间、部门内沟通，如果是上下级间的确认，对于复杂事项可以采用审批或记笔记的方式进行确认。如果是简单的工作事项，可采用反复询问的方式确认。