第四章 物资验收管理

物资验收是货物入库前必经的一道工序, 同时也是货物运抵企业后的第一道工序。通过这道工序, 物资的质量能够得到最大限度的把控, 但如果在物资验收的过程中没有根据一定的原则和标准进行, 很有可能会使不合格品、缺陷品流入生产工序, 导致产品质量下降甚至发生严重的质量事故 。

第一节 物资验收准备

在建立起业务关系之后，一批物资从供应商运抵仓库，企业的验收组就开始对物资进行验收。这一过程的大致流程如图4-1所示。

为了更好地完成内容繁多、工作量大的验收工作，验收主管需要提前做好准备，也就是说，在物资还没送抵之前，验收工作实际上就已经开始了。具体来讲，物资验收的准备工作包括以下几点（如图4-2所示)。

1.验收设备、验收工具的准备

在进行物资验收之前，验收主管应该根据即将运抵物资的种类选择合适的验收方法。然后，再依据具体方法，准备验收设备和验收工具。验收的设备和工具包括仪器、服装、化学试剂、安全设施等，具体说明如表4-1所示。

2.相关工作人员的组织和安排

参与物资验收的人员是有严格规定的，且确定人员后不能随意调整。在正式进行验收工作之前，验收主管一定要及时通知相关人员，从而确保验收工作能够正常进行。

3.验收地点、验收环境、验收条件的确认

物资验收受到外在环境的影响，比如，有时候温度、湿度的差异会导致物资性能发生变化，从而导致验收结果不准。因此，验收主管在确定验收物资的属性后，应选择好验收地点，并随时关注环境的变化，只有这样才能保证物资验收的准确性。图4-3列举了影响物资品质的一些关键因素。

4.遵守验收流程，避免违规操作

验收人员要严格按照公司关于验收物资的流程进行验收操作。验收流程是指公司明文规定的验收步骤和验收项目。在验收过程中如果省略掉其中的一些步骤，就有可能造成验收数据失实甚至验收工作失败。所以，作为验收人员，一定要认真完成每一步验收工作，不要因为追求速度而擅自改变某些验收环节。

5.制订验收计划，确定验收项目

一般来说，物资验收包括很多项目，例如查验商品的数量、质量、外包装等。这些项目不能等物资已经到达仓库外时才去确定。验收人员要根据物资管理计划，提前制订出包括抽检物品的比例、抽检的方法等在内的一系列工作计划，确保验收工作有条不紊地进行。

6.根据物资类型，指导货物的搬运和堆放

进行物资验收工作还有一个重要目的——确定科学合理的物资堆放方案。这就要求验收人员不仅要对物资的数量、质量等内容进行检查验收，还要事先对该批物资的搬运条件、储存条件有明确的规定。从而避免在这些环节中产生意外的损失。

7.通知相关部门做好验收后的入库工作

当验收环节完成后，接下来就要进行物资的入库工作。这两个环节之间通常是紧密相连的，验收小组验收完毕后，应立即通知入库部门将物资搬运入库。物资验收后的相关流程如图4-4所示。

验收是物资进入本企业的第一道工序，只有严格管控好这道工序，才能从根源上把好产品的质量关。无论对哪一种类型的企业来说，验收环节都是至关重要的。

第二节 物资验收程序

开展物资验收工作时，应根据事先制订好的物资验收程序和计划，有条不紊地进行。对于一家企业来说，验收程序是否科学，将从根本上决定验收工作的开展是否合理。科学的物资验收程序应满足图4-5所示的三大条件。

在实际工作中，很多企业的物资验收程序并没有做到结合自身特点并综合考虑各方面因素，只是对验收的工作内容进行了硬性规定。换句话说，这并不是一套完整的物资验收程序，也无法保证物资验收工作同其他小组、其他部门的工作协调起来。完整的验收程序应该涵盖从物资验收前到物资验收后的所有相关工作。具体内容包括在物资验收前工作计划的制订，对物资进行验收的项目确立，验收过程中的注意事项，完成后的工作报告填写，以及与相关部门的合作与交接等。

企业在完善物资验收程序的过程中，要坚持三个原则，即完整性、详细性、合作性。

所谓完整性就是验收程序要涵盖从验收准备到验收结束的一系列内容；详细性是指程序要对验收人员在工作过程中应注意的细节进行明确规定；合作性是指制定验收程序时，应充分考虑到部门间的相互协作事项（具体如图4-6所示)。

在制定和完善物资验收程序的过程中，首先要明确的内容是验收工作的流程。依据以上三大原则制定的物资验收程序应包含图4-7所示的所有环节。

其中，在物资抽检环节需要检查的项目具体包括：物资信息是否准确；物资的手续是否齐全；运输环节的相关单据有无特殊情况；数量是否相符；物资外观有无破损；质量方面的相关单据有无遗漏；对产品质量进行检测的过程中有无与要求不符等情况（如图4-8所示)。

如果验收结果出现不符的情况，例如数目上有差异、质量不达标或者发现验收的物资本身出现破损，验收人员要如实填写验收报告，并且及时上报。

第三节 退料入库验收

退料是指那些存在缺陷、无法满足生产经营要求而被退回的物料或成品。对这部分物资，验收过程中尤其需要明确工作要点，以免客户流失，影响企业生产经营活动的正常进行。

当客户要求换货或退货时，验收小组需要与客户方的验收小组及时沟通，针对客户的问题进行实地认证。当确认客户检验出的问题属实后，应及时将验收报告提交给相关领导，并通知其他部门开展后续工作。一般来说，具体的工作流程如图4-9所示。

当发现物资实际验收结果与客户通报的情况有出入时，也应该出具报告，上交相关领导，与其他部门共同协调，与客户方进行沟通，尽快处理相关问题。

在进行退货物资验收之前，要先了解客户的退货原因。这是制定退货验收方案和选择合适验收人员的前提。一般来说，客户退货的原因如图4-10所示。

1.外观破坏严重

表4-2总结了物资外观破坏严重的几大原因及防范措施，供读者参考。

对于因外观破坏严重产生的退货要求，验收人员进行验收时一方面要查清物资损坏率；另一方面要查清物资损坏原因，及时沟通，尽快协助相关部门处理好物资退换或补充问题，并为接下来的物资存储运输工作提供指导和参考。

2.数量不符

图4-11总结了可能导致货物数量不符的几大环节，供读者参考。

3.单据、手续不全

物资配送时涉及的单据、手续繁多。从物资出库开始，出库组要提供出库单，单据上涉及出库货物数量、种类，送货地址等内容；到达运送环节时，要有与物流单位合作的相关运输单等。任何一个环节的单据、手续不足，客户方都有可能拒绝签收物资。

另外，包括产品生产过程在内的相关手续也是物资手续的重要组成部分。例如，一些产品的生产需要有生产许可证、安全许可证，有些物资的使用需要相应的审批手续，等等。没有相应的手续，客户拒绝签收物资就是很正常的现象。

在进行单据、手续的验收过程中，验收人员要及时与参与物资运输的部门进行沟通，询问相关单据、手续是否齐全，若不全应及时补足。

4.未及时送抵

互联网时代，一切讲求以快取胜。当一批物资没能按时送达客户方时，客户方就可能立刻启动其他方案，以保证生产经营活动顺利进行。

所以，未及时送达的物资极有可能被客户拒收。企业要合理安排物资运输计划，极力避免物资不能准时到达的情况出现。

5.品质存在缺陷

品质的缺陷是大多数客户要求退货的主要原因。面对此类原因造成的退货。验收人员在退货验收的过程中应避免主观臆断。一旦发现问题属实，应立即提交相关报告，并协助客户做好物资退货或换货工作。

第四节 物资异常处理

某批物资的验收结果可以判定为异常的标准是，该批物资必须进行退货或退换处理，否则会影响企业的生产经营计划。对待这样的物资，验收报告中要清晰记录原因，同时尽快与相关部门沟通，对问题物资进行处理。制订物资验收管理程序时，对验收结果异常的处理措施也必须加以明确。

物资异常的常见原因和处理方法可参考表4-3。

当然，每家企业对异常物资的处理有各自的规定，验收人员应该根据公司规定，结合物资出现异常的具体情况分类处理。归纳起来，处理异常物资的步骤如图4-12所示。

在处理异常物资问题时，验收人员尤其需要注意的是验收报告和验收记录的认真填写和保管。一方面，这些验收报告和验收记录能为物资出现异常原因的调查提供参考；另一方面，这些验收报告可以加快与供货方协调的速度；当然，如果涉及经济索赔等问题，这些验收报告和记录可以作为证据。

经济索赔是指因为物资异常，给企业的生产经营活动造成了损失，双方协调过程中没有找到合适的解决方法，进而诉诸法律来处理纠纷的方式。提出索赔要求之后，企业需要出具足够的证据来证明这批物资确实属于异常，并且物资异常的确影响了企业的生产经营活动，从而导致项目落空。这时候，一份真实、准确的验收报告将会起很大的作用。

降低人力成本、资金成本和时间成本，是企业要追求的目标。当异常物资出现时，为了保证企业正常的生产经营活动，企业与供应商之间应首选沟通协调的方法来解决问题，实在沟通无果时才诉诸法律。