书面汇报的写作要点

完成书面汇报，是一个写作的过程。对于写作中要把握的一些基本原则，国外专家总结了所谓的“ABC”原则：即准确（Accurate）、简洁（Brief）、清晰（Clear）。

另外，也有专家总结了4C的写作原则：即正确（Correct）、清晰（Clear）、完整（Complete）、简洁（Concise）。

以下从书面汇报的角度，对4C原则做一简单的分析。

1．正确（Correct）。

“正确”是写作的首要原则，也就是说，写出的汇报材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对汇报主旨的把握，在写作前一定要下一番功夫，明了写作的意图，正确地表达想要汇报的信息，从而实现有效沟通。

文章的正确性还取决于表述上的准确性，而这又由诸多因素来决定。

（1）表述方式上，要符合文章样式的需要，如叙述要用事实概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表明观点。

（2）文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。

（3）文字书写上要符合一定的标准，如由左及右横排书写，简化字要符合规范，不随便自造，使用数字要规范，正确使用标点符号。

（4）避免使用抽象词语。如“一些职员脸上在项目前和项目后都显现出高度不悦的表情”，这句话根本没有表达出职员们的心态，让人不知所云，应改为“一些职员在项目前和项目后都显得不大高兴”。

（5）避免逻辑结构混乱。如“我估计要下雨了，然而尚未见乌云聚集，所以我要带把雨伞”。这句话逻辑结构混乱，不符合惯例，应改为“虽然乌云还未见聚集，但我估计要下雨，所以我要带把雨伞”。

（6）正确使用数据和图表等。正确地使用数据，包括数据本身、标点符号、数据的时间期限、数据的修正系数及方法、数据的对比等。

写作“不正确”，是一个通病，表现在观点不正确，逻辑混乱，或没能用适当的语言文字来表达，有时候甚至连自己也不知道要表达什么，这都使得沟通变得很困难。

2．清晰（Clear）。

在正确表达的基础上，应该力求清晰，清晰的文章能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会汇报的含义。要做到清晰，除了上面提到的选用符合文章内容的样式之外，还应该注意文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等，尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草，否则不仅影响读者的阅读，甚至还会影响到文章的正确性。

具体来说，要做到汇报材料清楚、明晰，应具体从以下几个方面入手：

（1）语法正确、标点符号正确；

（2）格式符合惯例且遵循本公司固定模式；

（3）句子流畅、连贯，过渡自然，尽量使用短句、简单句；

（4）充分考虑读者理解能力，不能过于专业化；

（5）主题要集中，目的要明确；

（6）每段开始应有主题句，且每段只表达一个意思。

3．完整（Complete）。

写作的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题，完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。“完整”是写作的一个要则。在打电话或是当面交谈时，常常会遗漏很多想要交流的事项，这是由这些沟通方式的特点决定的。在写作时，为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。

4．简洁（Concise）。

“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是一个“度”的把握问题，“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以对每一字进行评估，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得汇报材料言简意赅。

具体来说可以从以下几个方面入手：

（1）避免赘词：比如用“因为”而不用“由于某种原因”；用“一直”而不用“在所有的时间里”等；

（2）杜绝重复：比如用“经验”而不用“实际的经验”；用“事实”而不用“其实的事实”等；

（3）用常见词语而不用短语：比如用“一些”而不用“一定数量的”；用“如果”而不用“依据是否”等。